Termin badania technicznego jednego auta łatwo zapamiętać. We flocie złożonej z osobówek, dostawczaków i ciężarówek każdy pojazd ma inną datę, a część z nich podlega innym zasadom. Wystarczy jedno przeoczenie, żeby policja zatrzymała dowód rejestracyjny, a handlowiec został bez samochodu w środku tygodnia.

Poniżej zebraliśmy terminy z ustawy Prawo o ruchu drogowym, opłaty, skutki jazdy bez ważnego badania i sposób na pilnowanie dat w firmie.

Kiedy samochód firmowy musi przejść badanie techniczne?

To zależy od rodzaju pojazdu i od tego, do czego firma go używa. Ogólna zasada z art. 81 ust. 5 mówi o badaniu co roku, a kolejne przepisy robią z niej wyjątki.

Samochody osobowe i dostawcze do 3,5 t

Samochód osobowy i samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t przechodzą badania według schematu „3, 5, potem co rok”.

• Pierwsze badanie przed upływem 3 lat od dnia pierwszej rejestracji.
• Drugie przed upływem 5 lat od pierwszej rejestracji i nie później niż 2 lata od poprzedniego badania.
• Każde kolejne przed upływem roku od dnia poprzedniego badania.

Auto sprowadzone z zagranicy liczy te terminy od dnia pierwszej rejestracji za granicą.

Auta, które od początku jeżdżą na badanie co rok

Schemat „3, 5, potem co rok” nie obejmuje kilku grup pojazdów. Te auta przechodzą badanie co roku od pierwszej rejestracji.

• auta zasilane gazem, czyli także osobówki z instalacją LPG
• taksówki
• pojazdy na 5–9 osób używane do zarobkowego przewozu osób
• samochody do nauki jazdy i egzaminu państwowego
• pojazdy uprzywilejowane
• pojazdy przewożące towary niebezpieczne

Ciężarówki powyżej 3,5 t i autobusy

Samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 t podlega ogólnej zasadzie, czyli badaniu co roku. Autobus przechodzi pierwsze badanie przed upływem roku od pierwszej rejestracji, a potem co 6 miesięcy. Firma z kilkoma autobusami ma więc w kalendarzu badania przez cały rok.

Czy badanie można zrobić wcześniej?

Można, tylko że kolejny termin liczy się od dnia, w którym auto faktycznie przeszło badanie. Samochód zbadany dwa miesiące przed terminem wróci na stację dwa miesiące wcześniej niż w poprzednim roku. Przy dużej flocie te przesunięcia sumują się, dlatego badanie najlepiej planować na ostatnie tygodnie przed terminem.

Rząd przygotował projekt zmian, w którym badanie zrobione do 30 dni przed terminem nie skracałoby ważności. W chwili pisania artykułu to tylko projekt, więc obowiązuje zasada opisana wyżej.

Ile kosztuje badanie techniczne?

Od 19 września 2025 roku okresowe badanie samochodu osobowego kosztuje 149 zł. Za samochód ciężarowy o dopuszczalnej masie całkowitej od 3,5 t do 16 t stacja pobiera 234 zł, a powyżej 16 t 269 zł. Stawki ustala rozporządzenie Ministra Infrastruktury i są takie same na każdej stacji kontroli pojazdów.

Co grozi za jazdę bez ważnego badania technicznego?

Policjant zatrzyma dowód rejestracyjny, gdy stwierdzi, że pojazd nie przeszedł badania w wyznaczonym terminie (art. 132 ustawy Prawo o ruchu drogowym). Kierowca dostaje pokwitowanie. Policjant może w nim zezwolić na dalszą jazdę przez najwyżej 7 dni, z warunkami zapisanymi na pokwitowaniu.

Za naruszenie przepisów o ruchu drogowym Kodeks wykroczeń przewiduje też grzywnę do 3000 zł albo naganę (art. 97). Dla firmy najbardziej odczuwalny bywa jednak przestój. Auto bez dowodu nie pojedzie do klienta, a kierowca czeka, aż ktoś umówi stację i odbierze dokument.

Badanie dodatkowe

Poza badaniem okresowym są badania dodatkowe. Policja kieruje na nie na przykład auto po wypadku, w którym zostały uszkodzone elementy nośne nadwozia, podwozia albo ramy. Badanie dodatkowe w okręgowej stacji kontroli pojazdów przechodzi też samochód ciężarowy z jednym rzędem siedzeń, który firma chce rozliczać z pełnym odliczeniem VAT. Ten przypadek opisujemy w artykule o ewidencji przebiegu pojazdu i VAT.

Jak pilnować terminów badań w dużej flocie?

Przy kilkudziesięciu autach termin badania przestaje być sprawą kierowcy, a staje się zadaniem dla menedżera floty. Sprawdza się kilka prostych zasad.

1. Jedna lista wszystkich dat. Każde auto ma zapisany termin następnego badania, a lista daje się posortować od najbliższego.
2. Rodzaj pojazdu przy każdej dacie. Osobówka z LPG, autobus i ciężarówka mają inny rytm badań. Po badaniu nowy termin wpisujesz od razu, według właściwej zasady.
3. Przypomnienie z zapasem. Ustal, ile dni przed terminem przychodzi przypomnienie i kto je dostaje. Zapas musi wystarczyć na umówienie stacji i podstawienie auta zastępczego.
4. Badanie razem z serwisem. Gdy auto i tak jedzie do warsztatu, umów badanie na ten sam dzień. Mniej dni przestoju to mniej kłopotu z rezerwacjami.
5. Jasna odpowiedzialność. Obowiązek przedstawienia auta do badania ma jego właściciel. Jeśli auto jest w leasingu albo najmie, sprawdź w umowie, kto umawia badanie, i zapisz to przy aucie.

Wynik badania zapisz w dokumentach auta. Historia badań przydaje się przy sprzedaży samochodu i przy rozmowie z ubezpieczycielem po szkodzie.

Terminy badań technicznych w DataDrive

W systemie zarządzania flotą DataDrive termin badania widać na liście pojazdów, obok numeru rejestracyjnego, przebiegu i kierowcy. Gdy administrator założy kartę auta w module Ewidencja pojazdów, system od pierwszego dnia pilnuje jego badania technicznego i polis.

Przypomnienia działają według reguł z modułu Przypomnienia o terminach. Administrator ustawia wyprzedzenie, rolę, która widzi alert, oraz częstotliwość i godzinę wysyłki e‑maili. Zbliżający się termin ma ważność „ostrzeżenie”, a termin po czasie „krytyczny”. Pojazd z alertem ma oznaczenie na swojej karcie.

Wszystkie badania, przeglądy i wygasające polisy floty zbiera zestawienie polis i terminów w module Raporty i analizy. Auto w naprawie może mieć blokadę na czas pracy w grafiku modułu Rezerwacja samochodów, a system podpowiada wtedy inne wolne pojazdy. Badania, kalibracje i odczyty tachografów mają osobny kalendarz terminów w module Tachografy i badania UDT.

Stan przepisów: październik 2026. Artykuł opisuje ogólne zasady i nie zastępuje porady prawnej. Przed decyzją w konkretnej sprawie sprawdź aktualny tekst ustawy.

Moduły DataDrive do pilnowania badań

• Przypomnienia o terminachPrzeglądy, badania i polisy z przypomnieniem przed terminem.
• Ewidencja pojazdówKarta pojazdu z danymi, dokumentami, przebiegiem i historią zdarzeń.
• Serwis i naprawyZlecenie naprawy z warsztatem, terminem, częściami i kosztem.
• Rezerwacja samochodówWspólna oś czasu dla rezerwacji, serwisów i blokad.

The post Kiedy zrobić badanie techniczne samochodu firmowego? appeared first on DataDrive.

Od faktury za paliwo, serwis albo ratę leasingu samochodu osobowego firma odlicza zwykle połowę VAT. Pełne odliczenie przysługuje tylko wtedy, gdy auto służy wyłącznie działalności firmy. Ustawa o VAT wymaga, żeby to udowodnić, i do tego służy ewidencja przebiegu pojazdu.

Poniżej opisujemy, kiedy ewidencja jest potrzebna, jakie pola musi mieć, jak złożyć informację VAT-26 i jakie błędy najczęściej kosztują firmę utratę pełnego odliczenia.

Kiedy firma odlicza 50%, a kiedy 100% VAT?

Od wydatków związanych z pojazdem samochodowym firma odlicza 50% VAT (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Chodzi o zakup albo leasing auta, paliwo, naprawy, części i inne koszty używania. Ustawa o VAT nazywa pojazdem samochodowym auto o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, więc ciężarówek cięższych to ograniczenie nie dotyczy.

Pełne odliczenie przysługuje, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności. Przepisy uznają to w dwóch sytuacjach.

• Zasady i ewidencja. Firma ustala zasady używania auta, które wykluczają jazdy prywatne, i potwierdza je ewidencją przebiegu pojazdu.
• Konstrukcja auta. Budowa pojazdu wyklucza użycie prywatne albo czyni je nieistotnym, na przykład auto ciężarowe z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od przestrzeni ładunkowej ścianą. Taki pojazd przechodzi dodatkowe badanie techniczne w okręgowej stacji kontroli pojazdów i ma adnotację w dowodzie rejestracyjnym.

Pełne odliczenie bez ewidencji obejmuje też auta konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.

Kiedy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?

Ewidencję prowadzisz od dnia, w którym auto zaczyna służyć wyłącznie działalności, do dnia, w którym przestaje (art. 86a ust. 6). Jeśli firma odlicza od danego auta 50% VAT, ewidencja dla VAT nie jest potrzebna.

Ewidencji nie prowadzą też firmy, dla których auto jest towarem albo przedmiotem usługi. Dotyczy to aut przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży aut wyprodukowanych przez firmę oraz odpłatnego najmu, dzierżawy albo leasingu, jeśli to przedmiot działalności firmy (art. 86a ust. 5).

Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?

Zakres ewidencji wymienia art. 86a ust. 7. Część danych dotyczy całego okresu, a część każdego wyjazdu.

Dane o całej ewidencji

• numer rejestracyjny pojazdu
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji
• stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji
• liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji

Wpis o każdym wyjeździe

Wpis robi osoba, która prowadzi auto. Obejmuje kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd i dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko kierowcy. Jeśli kierowca nie jest podatnikiem, firma na koniec każdego okresu rozliczeniowego potwierdza, że jego wpisy są autentyczne.

Auto udostępnione osobie spoza firmy

Gdy auto dostaje osoba, która nie jest pracownikiem firmy, wpis robi ten, kto je udostępnia (art. 86a ust. 8). Zawiera kolejny numer, datę i cel udostępnienia, stan licznika w dniu wydania i zwrotu, liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby, która dostała auto.

Kiedy złożyć VAT-26?

VAT-26 to informacja dla naczelnika urzędu skarbowego o autach wykorzystywanych wyłącznie w działalności, dla których firma prowadzi ewidencję przebiegu. Termin to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma poniosła pierwszy wydatek na dane auto, ale nie później niż w dniu wysłania ewidencji VAT (pliku JPK) za ten okres (art. 86a ust. 12). Pierwszym wydatkiem bywa zaliczka na samochód, a nie dopiero faktura końcowa.

Spóźnienie ma konkretny skutek. Auto uznaje się za wykorzystywane wyłącznie w działalności dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym firma złożyła VAT-26 (art. 86a ust. 13). Za wcześniejsze wydatki zostaje odliczenie 50%.

Gdy zmienia się sposób używania auta, na przykład pracownik dostaje zgodę na jazdy prywatne, firma aktualizuje VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana (art. 86a ust. 14). Formularz złożysz elektronicznie albo w urzędzie skarbowym.

Jakie błędy w ewidencji przebiegu zdarzają się najczęściej?

Najczęściej problemem jest ewidencja, z której urzędnik nie odczyta, czy auto jeździło prywatnie. Oto błędy, przez które firmy tracą pełne odliczenie.

• Zbyt ogólny opis trasy. Wpis z samą nazwą miasta wyjazdu i powrotu nie pokazuje, gdzie auto było po drodze. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie uznał taki zapis za zbyt ogólny (wyrok z 3 lutego 2015 roku, I SA/Rz 1073/14). Wpisz punkty pośrednie, na przykład adres klienta, urząd albo pocztę.
• Brak celu wyjazdu. Sama trasa nie mówi, czy wyjazd miał związek z firmą.
• Brak stanu licznika na koniec okresu. Stan licznika wpisujesz na koniec każdego miesiąca albo kwartału, za który firma rozlicza VAT.
• Wpisy uzupełniane po fakcie. Kilometry wpisane z pamięci po kilku tygodniach rzadko zgadzają się z licznikiem, fakturami za paliwo i datami serwisu.
• Brak potwierdzenia wpisów przez firmę. Gdy auto prowadzi pracownik, firma potwierdza jego wpisy na koniec każdego okresu rozliczeniowego.
• Zasady na papierze, jazdy prywatne w praktyce. Regulamin zakazuje jazd prywatnych, a auto stoi w weekend pod domem pracownika i ma kilometry, których ewidencja nie wyjaśnia.
• VAT-26 po terminie albo bez aktualizacji. Spóźniona informacja przesuwa początek pełnego odliczenia, a brak aktualizacji po zmianie zasad podważa całe rozliczenie auta.

Dane o przebiegu w DataDrive

Ewidencję dla VAT prowadzisz według art. 86a. System zarządzania flotą DataDrive zbiera dane, które pomagają ją uzupełnić i porównać z innymi dokumentami auta. Karta samochodu w module Ewidencja pojazdów ma przebieg z historią odczytów.

W module Kierowcy i przydział aut każdy przydział ma datę wydania, planowany zwrot i przebieg przy wydaniu. Rezerwacja w module Rezerwacja samochodów zapisuje osobę, cel i okres, a wydanie i zwrot auta mają przebieg i uwagi. Z tych wpisów powstaje historia użycia pojazdu.

Transakcje z kart paliwowych łączą się z pojazdem po numerze karty albo numerze rejestracyjnym w module Rozliczanie kart paliwowych. Przebiegi i wykorzystanie pojazdów zestawia raport w module Raporty i analizy, z eksportem do XLSX i CSV.

Stan przepisów: październik 2026. Artykuł opisuje ogólne zasady i nie zastępuje porady księgowej ani prawnej.

Moduły DataDrive do danych o przebiegu

• Ewidencja pojazdówKarta pojazdu z danymi, dokumentami, przebiegiem i historią zdarzeń.
• Kierowcy i przydział autKto korzysta z pojazdu, od kiedy i z jakimi uprawnieniami.
• Rozliczanie kart paliwowychTransakcje i tankowania przypisane do pojazdu i kierowcy.
• Raporty i analizyPrzebiegi, wykorzystanie pojazdów, koszty i terminy.

The post Ewidencja przebiegu pojazdu a pełne odliczenie VAT appeared first on DataDrive.

Handlowiec wraca autem służbowym do domu, w sobotę jedzie nim na zakupy, a w wakacje nad morze. Dla niego to wygoda. Dla działu kadr to co miesiąc przychód pracownika, od którego trzeba pobrać zaliczkę na podatek. Kwotę tego przychodu ustawa o PIT ustala ryczałtem, więc nikt nie liczy kilometrów przejechanych po pracy.

Poniżej opisujemy, ile wynosi ryczałt, od czego zależy, jak go liczyć za część miesiąca i co firma powinna mieć na papierze.

Kiedy samochód służbowy jest używany do celów prywatnych?

Wtedy, gdy pracodawca pozwala pracownikowi jeździć autem firmowym w sprawach niezwiązanych z pracą. Przepis o ryczałcie (art. 12 ust. 2a ustawy o PIT) dotyczy pracownika, czyli osoby w stosunku pracy, służbowym, spółdzielczym albo w pracy nakładczej. Przy zleceniobiorcy albo współpracowniku na fakturze przychód rozlicza się według innych zasad, które warto ustalić z księgowością.

Firma sama decyduje, czy zgadza się na jazdy prywatne i na jakich warunkach. Najlepiej opisać to w regulaminie albo w polityce flotowej. Tam też ustalasz, czy dojazd z domu do pracy traktujesz jako jazdę prywatną. To pytanie ma skutki podatkowe, więc odpowiedź uzgodnij z księgowością.

Ile wynosi ryczałt za samochód służbowy?

Ryczałt to stała miesięczna kwota przychodu pracownika. Od 1 stycznia 2022 roku zależy od mocy silnika, a wcześniej zależał od jego pojemności.

• 250 zł miesięcznie za auto o mocy silnika do 60 kW, czyli do około 81,6 KM.
• 250 zł miesięcznie za auto elektryczne albo napędzane wodorem w rozumieniu ustawy o elektromobilności, bez względu na moc.
• 400 zł miesięcznie za każde inne auto.

Hybryda nie ma w przepisie osobnej stawki. O kwocie decyduje wtedy moc silnika, a sposób jej odczytania dla konkretnego modelu warto potwierdzić z księgowością. Moc silnika w kilowatach znajdziesz w dowodzie rejestracyjnym, w polu P.2.

Auto tylko przez część miesiąca

Gdy pracownik korzysta z auta prywatnie tylko przez część miesiąca, przychód liczy się za każdy dzień w wysokości 1/30 kwoty miesięcznej (art. 12 ust. 2b). Weźmy auto o mocy 110 kW oddane pracownikowi na 12 dni. Przychód wynosi 400 zł × 12 / 30, czyli 160 zł.

Pracownik dopłaca do auta

Jeśli pracownik płaci firmie za prywatne jazdy, jego przychodem jest różnica między ryczałtem a tą opłatą (art. 12 ust. 2c). Przy opłacie 150 zł miesięcznie za auto ze stawką 400 zł przychód wynosi 250 zł.

Czy ryczałt obejmuje paliwo?

Tak. Według interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 11 września 2020 roku (DD3.8201.1.2020) paliwo opłacone przez pracodawcę mieści się w ryczałcie. Firma nie dolicza go pracownikowi jako osobnego przychodu, nawet gdy tankuje on kartą paliwową na prywatne wyjazdy.

Ta sama interpretacja wskazuje, że ryczałt obejmuje koszty eksploatacji auta. Opłat za parkingi i autostrady do nich nie zalicza. Jak rozliczyć takie wydatki z prywatnych wyjazdów, ustal z księgowością.

Jak rozliczać ryczałt w firmie?

Ryczałt to przychód ze stosunku pracy. Kadry albo księgowość doliczają go co miesiąc do wynagrodzenia pracownika i od tej sumy liczą zaliczkę na podatek. Skutki dla składek ZUS sprawdź z księgowością według aktualnego stanowiska ZUS.

1. Ustal zasady. Zapisz w regulaminie albo polityce flotowej, kto może jeździć autem prywatnie i czy płaci za to firmie.
2. Potwierdź zgodę z pracownikiem. Umowa albo oświadczenie przy wydaniu auta mówi, od kiedy pracownik korzysta z niego prywatnie.
3. Sprawdź moc silnika. Od niej zależy, czy przychód wynosi 250, czy 400 zł.
4. Zapisuj daty wydania i zwrotu. Bez nich nie policzysz przychodu za część miesiąca.
5. Przekaż dane do płac. Lista pracowników z autami, stawką i liczbą dni trafia do kadr przed zamknięciem listy płac.

Skutek dla VAT

Auto, którym pracownik może jeździć prywatnie, nie jest wykorzystywane wyłącznie w działalności firmy. Firma odlicza wtedy 50% VAT od wydatków na ten samochód, w tym od paliwa i serwisu. Kiedy przysługuje odliczenie pełne, opisujemy w artykule o ewidencji przebiegu pojazdu i VAT.

Jakie dokumenty przygotować?

• regulamin korzystania z samochodów służbowych albo polityka flotowa
• umowa albo oświadczenie pracownika o prywatnym korzystaniu z auta
• protokół wydania i zwrotu auta z datą i przebiegiem
• kopia dowodu rejestracyjnego z mocą silnika
• potwierdzenie opłat pracownika, jeśli dopłaca do auta

Te dokumenty pokazują, od kiedy pracownik miał auto i skąd wzięła się przyjęta stawka. Trzymaj je razem z dokumentacją płacową.

Dane do rozliczenia ryczałtu w DataDrive

W systemie zarządzania flotą DataDrive pracownik ma kartotekę w module Kierowcy i przydział aut. Przydział pojazdu ma datę wydania, planowany zwrot i przebieg przy wydaniu. Historia przydziałów pokazuje, kto i w jakim okresie korzystał z każdego auta, więc liczbę dni do ryczałtu odczytasz z jednego miejsca.

Na karcie samochodu w module Ewidencja pojazdów zapisujesz dane napędu, w tym rodzaj paliwa, pojemność i moc silnika w koniach mechanicznych. Przydział zapiszesz też w protokole, który kierowca wypełnia w aplikacji mobilnej dla kierowców, ze zdjęciami i podpisem.

Kartę paliwową wydajesz konkretnemu pracownikowi, a wydatek na paliwo wiążesz z kierowcą w module Rozliczanie kart paliwowych. Dane z list w systemie wyeksportujesz do XLSX albo CSV i przekażesz kadrom.

Stan przepisów: październik 2026. Artykuł opisuje ogólne zasady i nie zastępuje porady księgowej ani prawnej.

Moduły DataDrive do rozliczania aut służbowych

• Kierowcy i przydział autKto korzysta z pojazdu, od kiedy i z jakimi uprawnieniami.
• Ewidencja pojazdówKarta pojazdu z danymi, dokumentami, przebiegiem i historią zdarzeń.
• Rozliczanie kart paliwowychTransakcje i tankowania przypisane do pojazdu i kierowcy.
• Aplikacja mobilna dla kierowcówProtokoły ze zdjęciami i podpisem prosto z telefonu.

The post Jak rozliczyć samochód służbowy do celów prywatnych? appeared first on DataDrive.