Artykuł z bazy wiedzy
DataDrive zapisuje przebieg każdego auta z historią odczytów, przy wydaniu i przy zwrocie.
Od faktury za paliwo, serwis albo ratę leasingu samochodu osobowego firma odlicza zwykle połowę VAT. Pełne odliczenie przysługuje tylko wtedy, gdy auto służy wyłącznie działalności firmy. Ustawa o VAT wymaga, żeby to udowodnić, i do tego służy ewidencja przebiegu pojazdu.
Poniżej opisujemy, kiedy ewidencja jest potrzebna, jakie pola musi mieć, jak złożyć informację VAT-26 i jakie błędy najczęściej kosztują firmę utratę pełnego odliczenia.
Kiedy firma odlicza 50%, a kiedy 100% VAT?
Od wydatków związanych z pojazdem samochodowym firma odlicza 50% VAT (art. 86a ust. 1 ustawy o VAT). Chodzi o zakup albo leasing auta, paliwo, naprawy, części i inne koszty używania. Ustawa o VAT nazywa pojazdem samochodowym auto o dopuszczalnej masie całkowitej do 3,5 t, więc ciężarówek cięższych to ograniczenie nie dotyczy.
Pełne odliczenie przysługuje, gdy auto jest wykorzystywane wyłącznie w działalności. Przepisy uznają to w dwóch sytuacjach.
- Zasady i ewidencja. Firma ustala zasady używania auta, które wykluczają jazdy prywatne, i potwierdza je ewidencją przebiegu pojazdu.
- Konstrukcja auta. Budowa pojazdu wyklucza użycie prywatne albo czyni je nieistotnym, na przykład auto ciężarowe z jednym rzędem siedzeń oddzielonym od przestrzeni ładunkowej ścianą. Taki pojazd przechodzi dodatkowe badanie techniczne w okręgowej stacji kontroli pojazdów i ma adnotację w dowodzie rejestracyjnym.
Pełne odliczenie bez ewidencji obejmuje też auta konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą.
Kiedy trzeba prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu?
Ewidencję prowadzisz od dnia, w którym auto zaczyna służyć wyłącznie działalności, do dnia, w którym przestaje (art. 86a ust. 6). Jeśli firma odlicza od danego auta 50% VAT, ewidencja dla VAT nie jest potrzebna.
Ewidencji nie prowadzą też firmy, dla których auto jest towarem albo przedmiotem usługi. Dotyczy to aut przeznaczonych wyłącznie do odsprzedaży, sprzedaży aut wyprodukowanych przez firmę oraz odpłatnego najmu, dzierżawy albo leasingu, jeśli to przedmiot działalności firmy (art. 86a ust. 5).
Co musi zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?
Zakres ewidencji wymienia art. 86a ust. 7. Część danych dotyczy całego okresu, a część każdego wyjazdu.
Dane o całej ewidencji
- numer rejestracyjny pojazdu
- dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji
- stan licznika na dzień rozpoczęcia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji
- liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego i na dzień zakończenia ewidencji
Wpis o każdym wyjeździe
Wpis robi osoba, która prowadzi auto. Obejmuje kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd i dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko kierowcy. Jeśli kierowca nie jest podatnikiem, firma na koniec każdego okresu rozliczeniowego potwierdza, że jego wpisy są autentyczne.
Auto udostępnione osobie spoza firmy
Gdy auto dostaje osoba, która nie jest pracownikiem firmy, wpis robi ten, kto je udostępnia (art. 86a ust. 8). Zawiera kolejny numer, datę i cel udostępnienia, stan licznika w dniu wydania i zwrotu, liczbę przejechanych kilometrów oraz imię i nazwisko osoby, która dostała auto.
Kiedy złożyć VAT-26?
VAT-26 to informacja dla naczelnika urzędu skarbowego o autach wykorzystywanych wyłącznie w działalności, dla których firma prowadzi ewidencję przebiegu. Termin to 25. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym firma poniosła pierwszy wydatek na dane auto, ale nie później niż w dniu wysłania ewidencji VAT (pliku JPK) za ten okres (art. 86a ust. 12). Pierwszym wydatkiem bywa zaliczka na samochód, a nie dopiero faktura końcowa.
Spóźnienie ma konkretny skutek. Auto uznaje się za wykorzystywane wyłącznie w działalności dopiero od pierwszego dnia miesiąca, w którym firma złożyła VAT-26 (art. 86a ust. 13). Za wcześniejsze wydatki zostaje odliczenie 50%.
Gdy zmienia się sposób używania auta, na przykład pracownik dostaje zgodę na jazdy prywatne, firma aktualizuje VAT-26 najpóźniej do końca miesiąca, w którym nastąpiła zmiana (art. 86a ust. 14). Formularz złożysz elektronicznie albo w urzędzie skarbowym.
Jakie błędy w ewidencji przebiegu zdarzają się najczęściej?
Najczęściej problemem jest ewidencja, z której urzędnik nie odczyta, czy auto jeździło prywatnie. Oto błędy, przez które firmy tracą pełne odliczenie.
- Zbyt ogólny opis trasy. Wpis z samą nazwą miasta wyjazdu i powrotu nie pokazuje, gdzie auto było po drodze. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Rzeszowie uznał taki zapis za zbyt ogólny (wyrok z 3 lutego 2015 roku, I SA/Rz 1073/14). Wpisz punkty pośrednie, na przykład adres klienta, urząd albo pocztę.
- Brak celu wyjazdu. Sama trasa nie mówi, czy wyjazd miał związek z firmą.
- Brak stanu licznika na koniec okresu. Stan licznika wpisujesz na koniec każdego miesiąca albo kwartału, za który firma rozlicza VAT.
- Wpisy uzupełniane po fakcie. Kilometry wpisane z pamięci po kilku tygodniach rzadko zgadzają się z licznikiem, fakturami za paliwo i datami serwisu.
- Brak potwierdzenia wpisów przez firmę. Gdy auto prowadzi pracownik, firma potwierdza jego wpisy na koniec każdego okresu rozliczeniowego.
- Zasady na papierze, jazdy prywatne w praktyce. Regulamin zakazuje jazd prywatnych, a auto stoi w weekend pod domem pracownika i ma kilometry, których ewidencja nie wyjaśnia.
- VAT-26 po terminie albo bez aktualizacji. Spóźniona informacja przesuwa początek pełnego odliczenia, a brak aktualizacji po zmianie zasad podważa całe rozliczenie auta.
Dane o przebiegu w DataDrive
Ewidencję dla VAT prowadzisz według art. 86a. System zarządzania flotą DataDrive zbiera dane, które pomagają ją uzupełnić i porównać z innymi dokumentami auta. Karta samochodu w module Ewidencja pojazdów ma przebieg z historią odczytów.
W module Kierowcy i przydział aut każdy przydział ma datę wydania, planowany zwrot i przebieg przy wydaniu. Rezerwacja w module Rezerwacja samochodów zapisuje osobę, cel i okres, a wydanie i zwrot auta mają przebieg i uwagi. Z tych wpisów powstaje historia użycia pojazdu.
Transakcje z kart paliwowych łączą się z pojazdem po numerze karty albo numerze rejestracyjnym w module Rozliczanie kart paliwowych. Przebiegi i wykorzystanie pojazdów zestawia raport w module Raporty i analizy, z eksportem do XLSX i CSV.
Stan przepisów: październik 2026. Artykuł opisuje ogólne zasady i nie zastępuje porady księgowej ani prawnej.
