Koszty utrzymania floty, faktury i płatności
Za paliwo, serwis i polisy płacą różne działy, więc trudno policzyć, ile naprawdę kosztuje jedno auto. W systemie zarządzania flotą DataDrive koszty utrzymania floty trafiają do jednego rejestru, a każdy wydatek przypisujesz do pojazdu, klienta, umowy albo działu. Księgowość prowadzi tu też faktury sprzedaży, płatności, bank, kasę i rozrachunki, a niezapłacone należności widzi razem z wezwaniami do zapłaty.
Koszt przypisany do pojazdu i działu.
Jedna faktura na kilka aut.
Pozycje do refaktury klienta.
Wezwanie do zapłaty w PDF i e‑mailu.
Co zyskujesz z rejestrem kosztów utrzymania floty
Koszt auta widzisz od razu. W chwili zapisu wydatek pojawia się na karcie pojazdu i w raportach kosztowych.
Mniej przepisywania. Faktury z KSeF system pobiera sam, a transakcje z kart paliwowych dopisuje do kosztów. Paczkę kosztów z arkusza wczytasz importem z pliku XLS.
Wydatek dzielisz na kilka aut. Pozycję faktury, np. przegląd trzech pojazdów, rozbijasz na części. Przy podziale DataDrive pokazuje sumy netto, VAT i brutto oraz różnicę względem pozycji z faktury.
Refaktura dla klienta. Pozycję oznaczasz do refaktury, czyli przeniesienia kosztu na klienta. Wpisujesz klienta, cenę katalogową oraz rabat dostawcy i klienta, a obok stoi kwota do refaktury.
Saldo każdej faktury. Na fakturze sprzedaży widać kwotę rozliczoną i pozostałą do zapłaty. Wpłatę z wyciągu bankowego rozliczasz na fakturę, a rozrachunek łączy płatność z dokumentem.
Porównujesz okresy. Raporty i analizy pokazują koszty floty w wybranym okresie i zestawiają go z innym. Liczą je na pojazd, jednostkę organizacyjną i kategorię.
Faktura kosztowa od wpływu do rozliczenia
Księgowość dodaje fakturę, sprawdza dane i akceptuje dokument. Potem przypisuje koszt do pojazdu albo klienta, przygotowuje płatność i sprawdza saldo.
Koszt
- Faktury, korekty, noty i paragony kosztowe
- Dokument wpisany ręcznie albo dodany z kilku plików naraz
- Kontrahent i pozycje z ilością, ceną netto, VAT i brutto
- Kategorie paliwo, serwis, ubezpieczenia, opłaty i inne
- Pojazd, klient, umowa, dział albo miejsce powstawania kosztów (MPK)
- Załączniki PDF, skany i zdjęcia
Należność
- Faktura, płatnik, kwota i termin płatności
- Waluta, kurs i kwota w złotych
- Wiek długu w przedziałach dni po terminie
- Kwota rozliczona, saldo i procent spłaty
- Data ostatniego wezwania
- Daty przypomnień przed terminem i po terminie
- Data przekazania do windykacji i sprawa windykacyjna
- Rozrachunki, wezwania, wiadomości i dokumenty w zakładkach
Bank i kasa. Wyciąg bankowy wczytujesz z saldem otwarcia i zamknięcia, a jego transakcje trafiają na osobną listę. Raport kasowy zbiera dowody wpłat i wypłat (KP i KW) i pokazuje saldo na koniec okresu.
Akceptacja w obiegu. Faktura kosztowa może rozpocząć obieg dokumentów z osobą odpowiedzialną, decyzją i komentarzem. Z faktury sprzedaży obieg uruchamiasz przyciskiem na jej karcie.
Koszty na panelu AI. W Workspace AI gotowy panel trendu kosztów stawia obok siebie wykres słupkowy i tabelę z miesiącami. Więcej o panelach przeczytasz na stronie Asystent AI.
Windykacja należności krok po kroku
Sprawdź listę
Lista należności pokazuje fakturę, płatnika, kwotę, termin płatności i wiek długu. Sortujesz ją tak, żeby najstarsze długi były na górze.
Wyślij wezwanie
Zaznaczasz należności jednego płatnika i tworzysz przedsądowe wezwanie do zapłaty. DataDrive przygotowuje PDF z listą faktur, terminów i sald oraz wiadomość e‑mail z wezwaniem i fakturami w załącznikach.
Przekaż sprawę
Gdy płatnik nadal zalega, z należności zakładasz sprawę windykacyjną. Sprawy i postępowania sądowe mają w systemie własne listy.
Rozlicz wpłatę
Wpłatę łączysz z fakturą w rozrachunku. Saldo należności spada do zera, a pasek spłaty pokazuje 100%.
Powiązane moduły
Faktury z KSeF
Faktury kosztowe z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) bez przepisywania.
Szczegóły modułuObieg i akceptacja dokumentów
Kroki, role i zastępstwa przy akceptacji dokumentu.
Szczegóły modułuRozliczanie kart paliwowych
Transakcje i tankowania przypisane do pojazdu i kierowcy.
Szczegóły modułuRaporty i analizy
Koszty, wykorzystanie pojazdów, płatności i terminy.
Szczegóły modułu
Pytania i odpowiedzi
Jak rozliczać koszty floty samochodowej w DataDrive?
Każdy wydatek dostaje kategorię i przypisanie do pojazdu, klienta, umowy, działu albo MPK. Widok rozliczenia kosztów pokazuje pozycje z fakturą, pojazdem, MPK i kategorią, a kolumny grupujesz, np. według pojazdu.
Jakimi drogami koszty trafiają do DataDrive?
Są cztery drogi. Z KSeF przychodzą faktury kosztowe, z systemów kart paliwowych transakcje, z pliku XLS paczki kosztów, a pojedynczy wydatek wpisujesz w formularzu, który podpowiada kontrahentów, pojazdy i kategorie. Przy imporcie XLS ustawiasz szablon kolumn, a system sprawdza dane przed zapisem i tworzy raport z importu.
Czy jedną fakturę można rozdzielić na kilka pojazdów?
Tak. Wybraną pozycję faktury dzielisz na kilka części i rozdzielasz między pojazdy. DataDrive porównuje sumę części z pozycją źródłową i pokazuje różnicę netto, VAT i brutto.
Jak wygląda refakturowanie kosztów floty na klienta?
Przy pozycji kosztu zaznaczasz „Do refakturowania” i wybierasz klienta refaktury oraz rodzaj kosztu. Pozycja ma też cenę katalogową, rabat dostawcy, rabat klienta i kwotę do refaktury. Oznaczone pozycje zbiera lista do refakturowania.
Czy z DataDrive wyślę wezwanie do zapłaty?
Tak. Z listy należności tworzysz przedsądowe wezwanie z datą wysłania, terminem zapłaty i kwotą. PDF wezwania i faktury trafiają jako załączniki do wiadomości e‑mail, a data wezwania zapisuje się przy każdej należności.
Czy dane o kosztach przekażę do programu księgowego?
Tak. Program finansowo-księgowy może pobierać przez API koszty na pojazd, jednostkę organizacyjną, kategorię i okres. Raporty kosztowe wyeksportujesz też do XLSX, CSV albo PDF.
Porozmawiajmy o Twojej flocie
Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Umów prezentację