Flota firmowa, czyli zarządzanie flotą samochodową w firmie
Kluczyki wydaje administracja, o przeglądzie pamięta menedżer floty, a faktury za paliwo i naprawy trafiają do księgowości. Z systemem zarządzania flotą DataDrive zarządzanie flotą samochodową w firmie odbywa się w jednym miejscu, przy karcie każdego auta służbowego. Widzisz, kto jeździ danym autem, kiedy mija termin jego badania technicznego i ile kosztowało w wybranym okresie.
Przydziały i rezerwacje aut służbowych.
Przeglądy i polisy z alertem przed terminem.
Naprawy, szkody i opony w historii auta.
Wydatki na pojazd i dział.
Co zyskujesz w zarządzaniu flotą samochodową w firmie
Wiesz, kto ma które auto. Przy wydaniu auta zapisujesz przydział z kierowcą, datą i planowanym zwrotem. Z historii przypisań odczytasz, w której jednostce organizacyjnej auto pracowało w danym okresie.
Dwie osoby nie dostaną tego samego auta. Kalendarz rezerwacji daje jednemu pojazdowi w danej godzinie tylko jedną rezerwację. Przy nowej system od razu wskazuje auta wolne w tym terminie.
Terminy nie umykają. Przed przeglądem, badaniem technicznym i końcem polisy menedżer floty dostaje przypomnienie w panelu systemu i e‑mailem. Wyprzedzenie ustawia administrator.
Auto w naprawie ma blokadę. Zlecenie naprawy blokuje pojazd w grafiku na czas prac, a po zamknięciu jego koszt zostaje w historii auta.
Paliwo bez przepisywania zestawień. DataDrive dopasowuje transakcje z kart paliwowych ORLEN, UTA, BP i Shell do aut, a wydatek od razu widać na karcie pojazdu.
Policzysz koszt auta i działu. Wydatki dostają kategorię i przypisanie do pojazdu, działu albo MPK, czyli miejsca powstawania kosztów. Raport kosztów floty porównuje wybrany okres z innym.
Kto w firmie pracuje z flotą
Menedżer floty, księgowość i kierowcy korzystają z tych samych danych pojazdu. Każdy użytkownik dostaje rolę z uprawnieniami do potrzebnych mu modułów.
Menedżer floty
- Karty pojazdów z dokumentami, przebiegiem i terminem badania
- Przydziały aut pracownikom i jednostkom
- Grafik rezerwacji, napraw i blokad
- Zlecenia naprawy z warsztatem i terminem oddania
- Polisy z ratami i szkody ze statusem likwidacji
- Opony z miejscem przechowywania drugiego kompletu
Księgowość
- Faktury kosztowe pobierane z KSeF
- Transakcje z kart paliwowych przypisane do aut
- Jedna faktura rozdzielona na kilka pojazdów
- Podział kosztów według pojazdu, działu i MPK
- Płatności, bank i rozrachunki
- Raport kosztów floty z porównaniem okresów
Administrator. Ustawia strukturę firmy, oddziały, użytkowników i role. Ustala też reguły alertów o terminach.
Kierowca. W aplikacji mobilnej przechodzi protokół wydania albo zwrotu auta, robi zdjęcia i składa podpis.
Kierownik jednostki. Ma wgląd w pojazdy i dane swojej jednostki organizacyjnej, także w udostępnionych raportach.
Wyjazd służbowy od rezerwacji do zwrotu
Zarezerwuj
Menedżer floty zakłada rezerwację dla pracownika, z okresem, godzinami i celem wyjazdu. Wybrane auto pojawia się na grafiku jako zajęte.
Wydaj
Obie strony wydania dostają wcześniej przypomnienie. W chwili wydania zapisujesz przebieg i uwagi, a kierowca może sfotografować auto w protokole w aplikacji mobilnej.
Tankuj
Kartę paliwową wydajesz razem z pojazdem albo rezerwacją. Każde tankowanie wraca do systemu jako koszt tego auta.
Oddaj
Oddanie auta kończy wyjazd. Przebieg i uwagi trafiają do zwrotu, a wyjazd zostaje w historii pojazdu i w raporcie wykorzystania floty.
Moduły dla floty firmowej
Wszystkie korzystają z tej samej karty pojazdu.
Ewidencja pojazdów
Karta pojazdu z danymi, dokumentami, przebiegiem i historią zdarzeń.
Szczegóły modułuKierowcy i przydział aut
Kto korzysta z pojazdu, od kiedy i z jakimi uprawnieniami.
Szczegóły modułuRezerwacja samochodów
Wspólna oś czasu dla rezerwacji, serwisów i blokad.
Szczegóły modułuZarządzanie parkingiem
Parkingi, strefy, miejsca i plan ich zajętości.
Szczegóły modułuPrzypomnienia o terminach
Przeglądy, badania i polisy z przypomnieniem przed terminem.
Szczegóły modułuSerwis i naprawy
Zlecenie naprawy z warsztatem, terminem, częściami i kosztem.
Szczegóły modułuUbezpieczenia i szkody
Polisy ze składkami i ratami, szkody ze zdjęciami i statusem.
Szczegóły modułuZarządzanie oponami
Które opony są założone i gdzie leży drugi komplet.
Szczegóły modułuRozliczanie kart paliwowych
Transakcje i tankowania przypisane do pojazdu i kierowcy.
Szczegóły modułuKoszty floty
Koszty, faktury i płatności przypisane do pojazdu albo klienta.
Szczegóły modułu
Pytania i odpowiedzi
Czy auta z puli rezerwowej oddzielę od reszty floty?
Tak. Takie auta dostają rolę puli rezerwowej, a lista pojazdów filtruje flotę według ról. Rolę zmieniasz z karty pojazdu, a system zapisuje datę, od której obowiązuje.
Czym DataDrive różni się od arkusza floty w Excelu?
Arkusz przechowuje to, co ktoś do niego wpisze. DataDrive łączy dane auta z przydziałami, rezerwacjami, naprawami, polisami i kosztami, przypomina o terminach i przyjmuje transakcje z kart paliwowych.
Jak sprawdzić, co działo się z autem służbowym w ostatnich miesiącach?
Otwórz oś czasu na karcie pojazdu. Przydziały, rezerwacje, naprawy, szkody i koszty są tam na jednej osi, a raport kosztów floty podaje sumę wydatków tego auta w wybranym okresie.
Jak przypisać koszty aut służbowych do działów firmy?
Przy każdym wydatku wskazujesz pojazd, dział albo MPK. Rola pojazdu i karta paliwowa mają pole domyślnego MPK. Raport kosztów floty zestawia wydatki według jednostki organizacyjnej, kategorii i okresu.
Jak sprawdzić, czy auto służbowe jest gotowe do jazdy?
Kierowca albo mechanik przechodzi w telefonie inspekcję według szablonu, na przykład „stan pojazdu / gotowość do jazdy”. Szablon ma pytania i wymagane zdjęcia, więc każda kontrola przebiega tak samo. Uszkodzenie zaznacza na sylwetce auta.
Porozmawiajmy o Twojej flocie
Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Umów prezentację