biuro@datadrive.pl530 112 000

Aplikacja mobilna i protokół zdawczo-odbiorczy

Przy wydaniu auta stan pojazdu często zostaje na kartce albo w kilku zdjęciach z komunikatora, a po zwrocie nikt nie wie, skąd wzięła się nowa rysa. Aplikacja mobilna systemu zarządzania flotą DataDrive prowadzi kierowcę albo mechanika przez protokół zdawczo-odbiorczy krok po kroku, ze zdjęciami, uszkodzeniami zaznaczonymi na sylwetce auta i podpisem. Gotowy protokół trafia do DataDrive i zostaje przy pojeździe albo wydaniu, także gdy powstał przy słabym zasięgu.

Umów prezentację Wszystkie moduły
Kierowca robi telefonem zdjęcie uszkodzenia samochodu do protokołu

  • Protokół wydania i zwrotu pojazdu.

  • Uszkodzenia na sylwetce auta.

  • Podpis na dokumencie w telefonie.

  • Praca przy słabym zasięgu.

Co zyskujesz z protokołem w telefonie

Każda kontrola idzie tą samą drogą. Szablon wyznacza pytania i wymagane zdjęcia, więc każdy robi te same ujęcia, na przykład licznika, poziomu paliwa i bagażnika.

Nowa rysa nie ginie wśród starych. Istniejące uszkodzenia mają na sylwetce auta inny znacznik niż nowe, a każde nowe dostaje numer i własny opis.

Zdjęcie przy każdym uszkodzeniu. Do zaznaczonego miejsca kierowca dołącza osobne zdjęcia, więc widać dokładnie, o które wgniecenie chodzi.

Mniej przepisywania. Kierowca wypełnia protokół od razu w telefonie, więc nikt nie przenosi kartki do systemu ani nie zbiera zdjęć z komunikatora.

Słaby zasięg nie wstrzymuje pracy. Zmiany zapisane w telefonie czekają w kolejce i wysyłają się po odzyskaniu sieci.

Protokół zostaje przy aucie. Zapisany protokół łączysz z kartą pojazdu albo z wydaniem, więc odnajdziesz go bez przeglądania telefonów.

Telefon i szablony w praktyce

Szablony protokołów układasz w DataDrive w przeglądarce, a kierowca albo mechanik wypełnia je w telefonie. Szablon przygotujesz na przykład dla stanu pojazdu przed jazdą, wydania, zwrotu, zgłoszenia uszkodzenia albo wypadku. Wypełniony protokół może być częścią wydania auta w wypożyczalni samochodów albo przydziału pojazdu pracownikowi.

W telefonie

  • Pulpit z wydaniami i zwrotami na dziś
  • Zadania na dziś z godziną
  • Wybór protokołu, np. wydania albo zwrotu
  • Pojazd wskazany od razu albo później
  • Kroki ze zdjęciami przodu, boków i tyłu auta
  • Uszkodzenia na sylwetce, istniejące i nowe
  • Uwagi, także bez uszkodzeń
  • Podpis w dwóch polach na dokumencie

W szablonie

  • Nazwa, opis i znacznik „aktywny”
  • Kroki z pytaniem i kolejnością
  • Typ kroku, np. zdjęcie
  • Krok wymagany albo dowolny
  • Kroki, w których wolno oznaczyć szkodę
  • Powierzchnia szkody (przód, tył, lewa, prawa, dach, wnętrze)
  • Sekcja szkody, np. cała powierzchnia albo jej tył
  • Wzór wydruku i dokumenty PDF

Tryb Kierowca. Własne zadania i inspekcje, własny pojazd i auta z puli, czyli wspólne samochody firmy bez stałego użytkownika.

Tryb Flota. Pojazdy floty, kierowcy, karty paliwowe i harmonogram.

Tryb Najem. Zadania, zlecenia najmu, dostępne pojazdy, inspekcje i koszty.

Protokół zdawczo-odbiorczy w aplikacji mobilnej

  1. Wybierz protokół

    Pulpit pokazuje wydania i zwroty zaplanowane na dziś. Wybierasz rodzaj inspekcji, a pojazd wskazujesz od razu albo później.

  2. Zrób zdjęcia

    Kolejne kroki prowadzą wokół auta, np. przez przód, lewy bok i prawy bok. Przy każdym robisz zdjęcie i zaznaczasz uszkodzenia na sylwetce.

  3. Podpisz

    Na końcu widzisz dokument z danymi pojazdu, stanem licznika i paliwa oraz rysunkami auta. Podpisy składa się bezpośrednio na nim.

  4. Zapisz

    Raport trafia do dalszej obsługi w DataDrive. Menedżer floty znajdzie go w raportach z inspekcji.

Powiązane moduły

Pytania i odpowiedzi

Co dzieje się z protokołem, gdy w telefonie nie ma zasięgu?

Czeka w kolejce wysyłki i trafia do DataDrive po odzyskaniu sieci. Ustawienia aplikacji pokazują, ile zmian czeka, ile wysłano i która wysyłka się nie udała. Nieudaną wysyłkę można ponowić ręcznie.

Na jakich telefonach działa aplikacja DataDrive?

Aplikacja działa na telefonach z Androidem i z iOS. Obie wersje mają inspekcje i wybór trybu pracy.

Jak ułożyć własny protokół wydania i zwrotu?

W szablonach inspekcji w DataDrive. Dodajesz kroki z pytaniem, kolejnością i typem, np. zdjęciem, i oznaczasz te wymagane oraz te, w których wolno zaznaczyć szkodę. Szablon wydania może mieć osobne kroki na przód, boki, tył, dach z szybami, bagażnik, licznik i poziom paliwa.

Jak odróżnić w protokole stare uszkodzenia od nowych?

Po kolorze znacznika na sylwetce auta. Nowe uszkodzenia mają inny kolor niż te zapisane wcześniej, a każde nowe dostaje numer, opis i własne zdjęcia.

Kto podpisuje protokół w telefonie?

Dokument ma dwa pola podpisu. Wpisane są na nim osoba przeprowadzająca inspekcję oraz kierowca albo osoba odbierająca auto.

Czy zdjęcie faktury z telefonu trafi do DataDrive?

Tak. Zdjęcie dokumentu zrobione w aplikacji mobilnej trafia do rozpoznawania dokumentów, tak samo jak plik przeciągnięty w przeglądarce. System odczytuje dane z faktury, paragonu albo polisy, a Ty je zatwierdzasz.

Porozmawiajmy o Twojej flocie

Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Umów prezentację
Telefon530 112 000
E‑mailbiuro@datadrive.pl
Adresul. Modlińska 175,
05-110 Jabłonna