biuro@datadrive.pl530 112 000

Program dla wypożyczalni samochodów

Umowa leży w segregatorze, zdjęcia auta zostają w telefonie pracownika, a przy zwrocie nikt nie wie, czy rysa na drzwiach była tam wcześniej. Program dla wypożyczalni samochodów w systemie zarządzania flotą DataDrive prowadzi każdy najem od rezerwacji przez wydanie, protokół stanu i szkód, podpis i zwrot aż po rozliczenie. Protokół zostaje przy zleceniu i przy aucie, a należności z najmu trafiają na szkic faktury sprzedaży.

Umów prezentację Wszystkie moduły
Pracownik wypożyczalni samochodów przekazuje auto klientowi siedzącemu za kierownicą

  • Zlecenie najmu w pięciu krokach.

  • Protokół wydania i zwrotu ze zdjęciami.

  • Uszkodzenia z poprzednich najmów.

  • Należności na szkic faktury.

Co zyskujesz z programem do wypożyczalni samochodów

Widzisz dzisiejsze wydania i zwroty. Pulpit wydań i zwrotów pokazuje najemcę, auto, klasę pojazdu, rezerwację i oba protokoły. Spóźniony zwrot jest oznaczony liczbą godzin opóźnienia.

Spór o rysę rozstrzyga protokół. Powiązanie protokołu zwrotu z protokołem wydania pokazuje, co było wcześniej. Dawne uszkodzenia są tylko do odczytu, a pracownik dopisuje wyłącznie nowe.

Brak zdjęcia zatrzymuje protokół. Gdy brakuje zdjęcia któregoś kroku albo uszkodzenia, DataDrive nie zamknie protokołu i podaje, których zdjęć brakuje.

Najemca, płatnik i kierowca osobno. Najemcą bywa firma albo osoba prywatna, a płatnik i kierowca mogą być kimś innym. Przy kierowcy zapisujesz numer, ważność i kategorie prawa jazdy.

Wydania widać na karcie auta. Zakładka dostępności na karcie pojazdu pokazuje rolę pojazdu, wydania i rezerwacje. Auta do wynajmu mają rolę „Wynajem”, więc odfiltrujesz je od reszty floty.

Rozliczasz najem bez przepisywania. Po zakończeniu zlecenia DataDrive tworzy szkic faktury sprzedaży z należności najmu. Gdy anulujesz szkic, pozycje wracają do fakturowania.

Zlecenie najmu w praktyce

Każdy wynajem ma w DataDrive zlecenie najmu z etapem, od rezerwacji po rozliczenie. Zlecającego wybierasz z listy klientów, a stan auta przy wydaniu i zwrocie opisują dwa powiązane protokoły.

Co zapisujesz w zleceniu

  • Oddział, typ najmu i klasa pojazdu
  • Termin wydania, liczba dób i termin zwrotu
  • Najemca, płatnik i zlecający
  • Kierowca z danymi prawa jazdy
  • Adres wydania i adres zwrotu
  • Limit kilometrów na dobę i pakiet ochrony
  • Numer szkody lub polisy i numer gwarancji płatności
  • Należności klienta z ceną netto i stawką VAT

Protokół wydania i zwrotu

  • Stan licznika i poziom paliwa
  • Zdjęcia auta w kolejnych krokach szablonu
  • Uszkodzenia z miejscem, typem, opisem i zdjęciem
  • Wyposażenie i dokumenty przekazane klientowi
  • Ocena, czy pojazd jest zdatny do jazdy
  • Podpisy pracownika i kierowcy na ekranie
  • Gotowy protokół w PDF

Słowniki wypożyczalni. Prowadzisz lokalizacje najmu z adresem i oddziałem, typy najmu i pakiety ochrony. Pakiet ma udział własny, kaucję, limit kilometrów, stawkę za kilometr ponad limit, assistance i auto zastępcze.

Odmowa z powodem. Odmowę najmu zapisujesz w zleceniu z powodem z listy, na przykład brak auta w żądanej klasie, brak wymaganego dokumentu albo wiek kierowcy poniżej progu.

Dzień pracy na tablecie. Pracownik widzi wydania i zwroty na dziś oraz auta w najmie, wolne i w serwisie. Zadanie wydania ma termin, adres i listę czynności do odhaczenia.

Najem samochodu od rezerwacji do rozliczenia

  1. Zarezerwuj

    Zakładasz zlecenie najmu i wybierasz termin, klasę pojazdu oraz wolne auto. Zajętość aut sprawdzasz na grafiku pojazdów.

  2. Wydaj auto

    Pracownik wypełnia protokół wydania w aplikacji mobilnej, także przy słabym zasięgu. Robi zdjęcia, zaznacza uszkodzenia na sylwetce auta i zbiera podpisy.

  3. Przyjmij zwrot

    Zwrot opisuje protokół powiązany z protokołem wydania. Licznik i paliwo zapisujesz ponownie, a nowe uszkodzenia stają obok wcześniejszych.

  4. Rozlicz

    Przy zwrocie dopisujesz należności, na przykład dopłatę za paliwo albo za kilometry ponad limit. Zlecenie dostaje etap „Rozliczone”, a należności trafiają na szkic faktury.

Powiązane moduły

Pytania i odpowiedzi

Jak wygląda protokół zdawczo-odbiorczy samochodu z wypożyczalni?

W DataDrive to dwa powiązane protokoły, wydania i zwrotu. Każdy ma stan licznika, poziom paliwa, zdjęcia według szablonu, uszkodzenia, wyposażenie i podpisy pracownika oraz kierowcy. Gotowy protokół zapisujesz w PDF.

Skąd wiadomo, że uszkodzenie powstało w czasie najmu?

Z porównania protokołów. W protokole zwrotu wcześniejsze uszkodzenia, także te z protokołu wydania, mają status „Wcześniejsze” i są tylko do odczytu. Pracownik dopisuje wyłącznie nowe, każde z miejscem, opisem i zdjęciem.

Czy najemcą może być osoba prywatna?

Tak. W zleceniu wybierasz, czy najemca to firma, czy osoba. Dla firmy wpisujesz NIP i nazwę, dla osoby PESEL, imię i nazwisko. Płatnik może być taki sam jak najemca albo inny.

Gdzie ustawiam limit kilometrów w wynajmie?

Limit kilometrów na dobę wpisujesz w zleceniu najmu, a własny limit ma też każdy pakiet ochrony w słowniku. Nadprzebieg, czyli kilometry ponad limit, dopisujesz przy zwrocie jako należność klienta.

Czy ze zlecenia najmu powstanie faktura?

Tak. Po finalizacji zlecenia DataDrive tworzy szkic faktury sprzedaży z pozycji należności. Jeśli anulujesz szkic, pozycje wracają do fakturowania.

Co oznacza skrót RAC w DataDrive?

RAC to skrót od angielskiego „rent a car”, czyli wynajem samochodów. Tak nazywa się część menu dla wypożyczalni z pulpitem, zleceniami najmu, rezerwacjami, wolnymi pojazdami, grafikiem pojazdów i słownikami.

Porozmawiajmy o Twojej flocie

Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Umów prezentację
Telefon530 112 000
E‑mailbiuro@datadrive.pl
Adresul. Modlińska 175,
05-110 Jabłonna