biuro@datadrive.pl530 112 000

KSeF, faktury kosztowe floty bez przepisywania

Faktura za naprawę albo paliwo czeka w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), a księgowość przepisuje ją ręcznie i dopytuje, którego auta dotyczy. Faktury kosztowe z KSeF system zarządzania flotą DataDrive pobiera sam i zapisuje jako koszty, a do pojazdu przypisuje je po numerze rejestracyjnym z treści faktury. Menedżer floty widzi wydatek przy aucie, a księgowość zajmuje się tylko fakturami, które system odłożył do przypisania.

Umów prezentację Wszystkie moduły
Księgowa przy biurku sprawdza faktury kosztowe z kalkulatorem, obok laptop i monitor z fakturą

  • Nowe faktury co godzinę.

  • Koszt przy właściwym pojeździe.

  • Duplikaty wykryte i scalone.

  • Dostęp tylko do odczytu.

Co zyskujesz z fakturami kosztowymi z KSeF

Księgowość nie przepisuje faktur. DataDrive sprawdza KSeF co godzinę i pobiera nowe faktury wystawione na NIP twojej firmy. Z każdej powstaje koszt z kontrahentem, numerem, datami, kwotami i pozycjami.

Wydatek trafia do auta. System szuka w treści faktury numeru rejestracyjnego i po nim wiąże koszt z pojazdem. Kwotę od razu widać na karcie auta w ewidencji pojazdów i w raportach kosztowych.

Podpowiedzi przy trudnych przypadkach. Faktura bez rozpoznanego numeru rejestracyjnego czeka na liście „do przypisania”. Przy każdej system pokazuje swoje podpowiedzi.

Jeden koszt liczy się raz. Gdy ta sama faktura wpłynie z KSeF i drugą drogą, przez rozpoznawanie dokumentów albo z ręcznego formularza, DataDrive ją wykrywa i scala.

Oryginał zostaje przy koszcie. Plik XML faktury i jej czytelny podgląd są załącznikiem rekordu kosztu.

Twoja firma decyduje o dostępie. DataDrive łączy się z KSeF tokenem, czyli kluczem dostępu wygenerowanym przez firmę. Token daje prawo wyłącznie do odczytu faktur zakupowych, a firma może go w każdej chwili unieważnić.

Faktura z KSeF w praktyce

Pobrana faktura staje się w DataDrive zwykłym kosztem. Dalej pracujesz z nią tak samo jak z każdą fakturą kosztową.

Co system zapisuje z faktury

  • Kontrahent
  • Numer faktury
  • Daty z faktury
  • Kwoty
  • Pozycje faktury
  • Pojazd znaleziony po numerze rejestracyjnym
  • Oryginalny plik XML i czytelny podgląd jako załącznik

Dalsza praca z kosztem

  • Przypisujesz go do pojazdu, klienta, umowy, działu albo miejsca powstawania kosztów
  • Dzielisz pozycje na kilka pojazdów
  • Przygotowujesz pozycję do refaktury
  • Uruchamiasz obieg dokumentu z akceptacją
  • Przygotowujesz płatność i sprawdzasz saldo
  • Ujmujesz koszt w raporcie kosztowym

Faktury sprzedaży w tym samym systemie. DataDrive współpracuje z KSeF przy fakturach sprzedażowych i kosztowych. W module Koszty floty prowadzisz też faktury sprzedaży z pozycjami, rabatami i korektami.

KSeF to jedna z czterech dróg kosztu. Wydatki wpływają też z systemów kart paliwowych, z importu pliku XLS i z ręcznego formularza. Wszystkie trafiają do jednego rejestru kosztów.

Dane dla programu księgowego. System finansowo-księgowy firmy pobiera przez API koszty według pojazdu, jednostki organizacyjnej, kategorii i okresu.

Od KSeF do rozliczonego kosztu

  1. Połącz

    Twoja firma generuje w KSeF token z prawem odczytu faktur zakupowych, a DataDrive łączy się nim z KSeF. Certyfikatu kwalifikowanego nie przekazujesz.

  2. Pobieraj

    System co godzinę ściąga faktury wystawione na NIP firmy, których jeszcze nie ma w DataDrive, i zapisuje każdą jako koszt.

  3. Przypisz

    Numer rejestracyjny z faktury wskazuje pojazd. Resztę faktur rozdzielasz z listy „do przypisania”, korzystając z podpowiedzi.

  4. Rozlicz

    Księgowość sprawdza dane, akceptuje dokument, przygotowuje płatność i kontroluje saldo. Koszt widać w raportach floty.

Powiązane moduły

Pytania i odpowiedzi

Jak odbierać faktury kosztowe z KSeF w firmie z flotą?

Przez połączenie DataDrive z KSeF. Firma generuje token z prawem odczytu faktur zakupowych, a system pobiera nowe faktury wystawione na jej NIP i zapisuje je jako koszty z pozycjami i plikiem XML.

Od kiedy firmy muszą korzystać z KSeF?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął 1 lutego 2026 firmy, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł, a 1 kwietnia 2026 pozostałych podatników. Otrzymywanie faktur przez KSeF jest obowiązkowe od 1 lutego 2026.

Stan przepisów: 19.10.2026, według serwisu ksef.podatki.gov.pl.

Do którego auta DataDrive przypisze fakturę za paliwo z KSeF?

Do pojazdu, którego numer rejestracyjny jest w treści faktury. Fakturę bez takiego numeru znajdziesz na liście „do przypisania” razem z podpowiedziami systemu.

Co się stanie, gdy faktura z KSeF wpłynie też jako skan?

DataDrive rozpozna, że to ta sama faktura, i połączy oba wpisy w jeden. Koszt pojawi się w raportach jeden raz.

Czy do połączenia z KSeF trzeba przekazać certyfikat kwalifikowany?

Nie. Wystarczy token wygenerowany przez firmę w KSeF, z uprawnieniem do odczytu faktur zakupowych. Firma może go unieważnić w dowolnej chwili.

Jak często DataDrive pobiera faktury z KSeF?

Standardowo co godzinę. Za każdym razem system ściąga tylko faktury, których jeszcze nie pobrał.

Porozmawiajmy o Twojej flocie

Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Umów prezentację
Telefon530 112 000
E‑mailbiuro@datadrive.pl
Adresul. Modlińska 175,
05-110 Jabłonna