Artykuł z bazy wiedzy
DataDrive zapisuje, który pracownik ma auto, od kiedy do kiedy i z jakim przebiegiem.
Handlowiec wraca autem służbowym do domu, w sobotę jedzie nim na zakupy, a w wakacje nad morze. Dla niego to wygoda. Dla działu kadr to co miesiąc przychód pracownika, od którego trzeba pobrać zaliczkę na podatek. Kwotę tego przychodu ustawa o PIT ustala ryczałtem, więc nikt nie liczy kilometrów przejechanych po pracy.
Poniżej opisujemy, ile wynosi ryczałt, od czego zależy, jak go liczyć za część miesiąca i co firma powinna mieć na papierze.
Kiedy samochód służbowy jest używany do celów prywatnych?
Wtedy, gdy pracodawca pozwala pracownikowi jeździć autem firmowym w sprawach niezwiązanych z pracą. Przepis o ryczałcie (art. 12 ust. 2a ustawy o PIT) dotyczy pracownika, czyli osoby w stosunku pracy, służbowym, spółdzielczym albo w pracy nakładczej. Przy zleceniobiorcy albo współpracowniku na fakturze przychód rozlicza się według innych zasad, które warto ustalić z księgowością.
Firma sama decyduje, czy zgadza się na jazdy prywatne i na jakich warunkach. Najlepiej opisać to w regulaminie albo w polityce flotowej. Tam też ustalasz, czy dojazd z domu do pracy traktujesz jako jazdę prywatną. To pytanie ma skutki podatkowe, więc odpowiedź uzgodnij z księgowością.
Ile wynosi ryczałt za samochód służbowy?
Ryczałt to stała miesięczna kwota przychodu pracownika. Od 1 stycznia 2022 roku zależy od mocy silnika, a wcześniej zależał od jego pojemności.
- 250 zł miesięcznie za auto o mocy silnika do 60 kW, czyli do około 81,6 KM.
- 250 zł miesięcznie za auto elektryczne albo napędzane wodorem w rozumieniu ustawy o elektromobilności, bez względu na moc.
- 400 zł miesięcznie za każde inne auto.
Hybryda nie ma w przepisie osobnej stawki. O kwocie decyduje wtedy moc silnika, a sposób jej odczytania dla konkretnego modelu warto potwierdzić z księgowością. Moc silnika w kilowatach znajdziesz w dowodzie rejestracyjnym, w polu P.2.
Auto tylko przez część miesiąca
Gdy pracownik korzysta z auta prywatnie tylko przez część miesiąca, przychód liczy się za każdy dzień w wysokości 1/30 kwoty miesięcznej (art. 12 ust. 2b). Weźmy auto o mocy 110 kW oddane pracownikowi na 12 dni. Przychód wynosi 400 zł × 12 / 30, czyli 160 zł.
Pracownik dopłaca do auta
Jeśli pracownik płaci firmie za prywatne jazdy, jego przychodem jest różnica między ryczałtem a tą opłatą (art. 12 ust. 2c). Przy opłacie 150 zł miesięcznie za auto ze stawką 400 zł przychód wynosi 250 zł.
Czy ryczałt obejmuje paliwo?
Tak. Według interpretacji ogólnej Ministra Finansów z 11 września 2020 roku (DD3.8201.1.2020) paliwo opłacone przez pracodawcę mieści się w ryczałcie. Firma nie dolicza go pracownikowi jako osobnego przychodu, nawet gdy tankuje on kartą paliwową na prywatne wyjazdy.
Ta sama interpretacja wskazuje, że ryczałt obejmuje koszty eksploatacji auta. Opłat za parkingi i autostrady do nich nie zalicza. Jak rozliczyć takie wydatki z prywatnych wyjazdów, ustal z księgowością.
Jak rozliczać ryczałt w firmie?
Ryczałt to przychód ze stosunku pracy. Kadry albo księgowość doliczają go co miesiąc do wynagrodzenia pracownika i od tej sumy liczą zaliczkę na podatek. Skutki dla składek ZUS sprawdź z księgowością według aktualnego stanowiska ZUS.
- Ustal zasady. Zapisz w regulaminie albo polityce flotowej, kto może jeździć autem prywatnie i czy płaci za to firmie.
- Potwierdź zgodę z pracownikiem. Umowa albo oświadczenie przy wydaniu auta mówi, od kiedy pracownik korzysta z niego prywatnie.
- Sprawdź moc silnika. Od niej zależy, czy przychód wynosi 250, czy 400 zł.
- Zapisuj daty wydania i zwrotu. Bez nich nie policzysz przychodu za część miesiąca.
- Przekaż dane do płac. Lista pracowników z autami, stawką i liczbą dni trafia do kadr przed zamknięciem listy płac.
Skutek dla VAT
Auto, którym pracownik może jeździć prywatnie, nie jest wykorzystywane wyłącznie w działalności firmy. Firma odlicza wtedy 50% VAT od wydatków na ten samochód, w tym od paliwa i serwisu. Kiedy przysługuje odliczenie pełne, opisujemy w artykule o ewidencji przebiegu pojazdu i VAT.
Jakie dokumenty przygotować?
- regulamin korzystania z samochodów służbowych albo polityka flotowa
- umowa albo oświadczenie pracownika o prywatnym korzystaniu z auta
- protokół wydania i zwrotu auta z datą i przebiegiem
- kopia dowodu rejestracyjnego z mocą silnika
- potwierdzenie opłat pracownika, jeśli dopłaca do auta
Te dokumenty pokazują, od kiedy pracownik miał auto i skąd wzięła się przyjęta stawka. Trzymaj je razem z dokumentacją płacową.
Dane do rozliczenia ryczałtu w DataDrive
W systemie zarządzania flotą DataDrive pracownik ma kartotekę w module Kierowcy i przydział aut. Przydział pojazdu ma datę wydania, planowany zwrot i przebieg przy wydaniu. Historia przydziałów pokazuje, kto i w jakim okresie korzystał z każdego auta, więc liczbę dni do ryczałtu odczytasz z jednego miejsca.
Na karcie samochodu w module Ewidencja pojazdów zapisujesz dane napędu, w tym rodzaj paliwa, pojemność i moc silnika w koniach mechanicznych. Przydział zapiszesz też w protokole, który kierowca wypełnia w aplikacji mobilnej dla kierowców, ze zdjęciami i podpisem.
Kartę paliwową wydajesz konkretnemu pracownikowi, a wydatek na paliwo wiążesz z kierowcą w module Rozliczanie kart paliwowych. Dane z list w systemie wyeksportujesz do XLSX albo CSV i przekażesz kadrom.
Stan przepisów: październik 2026. Artykuł opisuje ogólne zasady i nie zastępuje porady księgowej ani prawnej.
