biuro@datadrive.pl530 112 000

Obieg faktur kosztowych i dokumentów w firmie

Faktura kosztowa ląduje na biurku osoby, która jest na urlopie, a księgowość nie wie, kto ma ją zatwierdzić zamiast niej. Obieg faktur kosztowych w systemie zarządzania flotą DataDrive prowadzi dokument przez ustalone kroki, role i zastępstwa. Każdy akceptujący widzi swoje zadania z terminem, a przy dokumencie zostaje historia decyzji i komentarzy.

Umów prezentację Wszystkie moduły
Akceptacja dokumentu na tablecie rysikiem

  • Ścieżka akceptacji z krokami i rolami.

  • Zastępstwa z datami od–do.

  • Odczyt danych z faktur i paragonów.

  • Historia decyzji przy dokumencie.

Co zyskujesz z obiegiem dokumentów

Widzisz, na kim stoi dokument. Dokument w obiegu ma osobę odpowiedzialną i następny krok. Na liście procesów sprawdzisz status, postęp i bieżący krok każdego z nich.

Urlop nie zatrzymuje akceptacji. Zastępstwo łączy osobę zastępowaną z zastępującą na okres od–do. W tym czasie zadania z obiegu trafiają do zastępcy.

Pilne zadania są na wierzchu. Pulpit obiegu liczy Twoje otwarte i przeterminowane zadania, zadania Twojej grupy oraz liczbę odrzuconych i zatwierdzonych. Obok stoi lista najpilniejszych zadań z terminami.

Wątpliwość wyjaśniasz przy dokumencie. Komentarze, załączniki i historia leżą na karcie procesu. Wiadomości z obiegu widać na pulpicie.

Mniej przepisywania z faktur. DataDrive odczytuje z faktury i paragonu sprzedawcę z NIP, numer, daty, pozycje, kwoty netto, VAT i brutto oraz numer rejestracyjny pojazdu.

Faktura kosztowa wchodzi w obieg. Od faktury kosztowej może zacząć się obieg, a po nim rozliczenie w module Koszty floty.

Ścieżka akceptacji w praktyce

Administrator przygotowuje zasady obiegu, a pozostali pracownicy dostają gotowe zadania. Skrót EOD w systemie oznacza elektroniczny obieg dokumentów, a przycisk „Uruchom obieg EOD” jest także na karcie pojazdu.

Definicja obiegu

  • Nazwa, opis i warunek startu
  • Kroki w ustalonej kolejności
  • Termin każdego kroku w dniach
  • Rola albo wskazany pracownik przy kroku
  • Warunek przy kroku i kroki równoległe
  • Eskalacja po określonej liczbie dni
  • Rola wskazująca przełożonego autora dokumentu
  • Zastępstwa z okresem obowiązywania

Zadanie i dokument

  • Pliki pojedynczo albo w paczce przez przeciągnięcie
  • Typ, opis i powiązanie dokumentu
  • Akceptacja, odrzucenie, komentarz albo przekazanie innej osobie
  • Lista zadań z krokiem, rolą i terminem
  • Przebieg akceptacji ze statusem każdego kroku
  • Dokumenty wymagające uwagi

Trzy drogi do odczytu. Plik PDF, skan albo zdjęcie przeciągasz do systemu, wysyłasz na skrzynkę e‑mail przeznaczoną na dokumenty albo fotografujesz w aplikacji mobilnej.

Odczyt zatwierdza człowiek. Rozpoznane dane stoją obok podglądu dokumentu. Pracownik je poprawia i zatwierdza, a gdy trzeba, zleca rozpoznanie ponownie.

Polisa trafia do ewidencji. Ze skanu polisy powstaje wpis w ewidencji polis razem z alertem o końcu ochrony.

Obieg faktury kosztowej od wpływu do rozliczenia

  1. Dodaj dokument

    Przeciągasz jeden plik albo całą paczkę. System odczytuje dane faktury, a Ty je sprawdzasz.

  2. Uzupełnij opis

    Wpisujesz typ dokumentu, kontrahenta, pozycje i powiązania.

  3. Przeprowadź akceptację

    Dokument przechodzi kroki z definicji obiegu. Osoba z danego kroku akceptuje, odrzuca, komentuje albo przekazuje zadanie dalej.

  4. Rozlicz koszt

    Koszt dzielisz na pojazdy, umowy, działy albo klientów. Potem sprawdzasz płatność, saldo i refakturę.

Powiązane moduły

Pytania i odpowiedzi

Co to jest elektroniczny obieg dokumentów?

To droga, którą dokument przechodzi w systemie zamiast z biurka na biurko. W DataDrive ta droga ma kroki, a przy każdym kroku rolę albo pracownika, który decyduje o dokumencie. Cały przebieg zostaje zapisany przy dokumencie.

Jak wygląda akceptacja faktur kosztowych w DataDrive?

Po dodaniu faktura kosztowa może rozpocząć obieg z krokami ustawionymi przez administratora. Kolejne osoby dostają zadania i akceptują albo odrzucają fakturę. Pole „Status akceptacji” na fakturze pokazuje, czy czeka ona jeszcze na weryfikację, a obok widać, kto ją zweryfikował i kto zatwierdził.

Kto zatwierdza dokument, gdy akceptujący jest na urlopie?

Zadanie przejmuje osoba wskazana w zastępstwie, na okres zapisany w systemie. Gdy rola nie wskaże nikogo, na przykład przełożonego autora dokumentu, system sięga po rolę awaryjną.

Czy DataDrive sam odczyta dane z faktury?

Tak. System rozpoznaje faktury, paragony i polisy, z polskimi znakami oraz polskim zapisem dat i kwot. Dane czekają na zatwierdzenie przez pracownika.

Czy ścieżka akceptacji może zależeć od treści dokumentu?

Tak. Definicja obiegu ma warunek startu, a pojedynczy krok może mieć własny warunek. Kilka kroków może też biec równolegle.

Czy widać, kto i kiedy zatwierdził dokument?

Tak. Przebieg akceptacji na karcie procesu pokazuje status każdego kroku. Przy zadaniach widać datę zakończenia i osobę, która je zakończyła, a obok jest zakładka z historią procesu.

Porozmawiajmy o Twojej flocie

Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Umów prezentację
Telefon530 112 000
E‑mailbiuro@datadrive.pl
Adresul. Modlińska 175,
05-110 Jabłonna