Zarządzanie flotą w firmie transportowej
Obsada kursów żyje w arkuszu, faktury za paliwo i opłaty drogowe czekają w skrzynce księgowości, a o kalibracji tachografu ktoś przypomina sobie w ostatniej chwili. Zarządzanie flotą w firmie transportowej przenosisz do systemu zarządzania flotą DataDrive, w którym zlecenia, pojazdy, kierowcy, terminy i koszty leżą w jednej bazie danych i są ze sobą powiązane. Dyspozytor obsadza przewóz pojazdem i kierowcą, menedżer floty pilnuje tachografów i badań UDT (Urzędu Dozoru Technicznego), a księgowość widzi koszt paliwa i opłat drogowych przy konkretnym aucie.
Zlecenia towarowe z obsadą i trasą.
Kursy autobusów na planie zasobów.
Kalibracje i odczyty z terminami.
Paliwo i opłaty drogowe przy pojeździe.
Co daje zarządzanie flotą w firmie transportowej
Wszystkie przewozy w jednym menu. Menu zleceń zbiera zlecenia transportowe na towary, przewóz osób, wynajem pojazdów i transport pojazdu, a każdy rodzaj ma osobną listę.
Brak w obsadzie widać od razu. W przewozie osób lista zleceń podaje, ilu autobusów i kierowców brakuje, a plan zasobów oznacza kurs bez autobusu albo bez kierowcy.
Uprawnienia kierowcy sprawdzone. Prawo jazdy z kategoriami i datami ważności prowadzisz w kartotece kierowców. Weryfikację w CEPiK (Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców) system zapisuje z datą i wynikiem.
Terminy tachografów w kalendarzu. Kalibracje, pobrania danych z pojazdów i odczyty kart kierowców mają swoje daty w module Tachografy i badania UDT. Pliki DDD z tachografu albo karty kierowcy wczytujesz do systemu.
Paliwo trafia do właściwego auta. Transakcje z kart paliwowych ORLEN, UTA, BP i Shell łączą się z pojazdem po numerze karty albo rejestracji. Opłaty drogowe z UTA, krajowe i zagraniczne, dostają osobną kategorię kosztu.
Koszt pojazdu w jednym rejestrze. Paliwo, serwis, ubezpieczenia i opłaty to kategorie tego samego rejestru kosztów. Raport kosztów floty zestawia je według pojazdu, kategorii i okresu.
Kto co robi w DataDrive
Dyspozytor, menedżer floty i księgowość pracują na tych samych zleceniach, pojazdach i kosztach. Dostęp do funkcji zależy od roli użytkownika.
Dyspozytor
- Zlecenie z klientem, płatnikiem i planowanym startem
- Ładunek z masą, ilością i jednostką
- Pojazdy i kierowcy z oznaczeniem głównego
- Punkty trasy z godziną planowaną i rzeczywistą
- Wymóg SENT (systemu monitorowania przewozu towarów) i listu CMR przy ładunku
- Plan zasobów z autobusami i kierowcami na osi czasu
Menedżer floty i księgowość
- Tachografy z kalibracją, montażem i numerem plomby
- Karty kierowców z terminami odczytu i ważności
- Raport naruszeń kierowcy za wybrany okres
- Karty paliwowe wydawane pracownikom z datą zwrotu
- Faktury kosztowe z KSeF (Krajowego Systemu e-Faktur) przypisane do pojazdu po numerze rejestracyjnym
Zakres według konfiguracji. Funkcje do zarządzania transportem dostępne w danej firmie zależą od konfiguracji systemu. Możesz zacząć od jednego procesu i dołączać kolejne obszary później.
Winda załadowcza z terminem badania. Urządzenie pod dozorem UDT przypisujesz do pojazdu. Jego karta pokazuje formę dozoru, datę ostatniego badania i termin następnego.
Dane GPS z gotowych połączeń. Pozycje, przebiegi i zdarzenia z monitoringu PractiQS GPS trafiają do DataDrive przez połączenie opisane na stronie Integracje.
Od kartoteki do raportu
Uzupełnij kartoteki
Wpisujesz pojazdy, kierowców z prawami jazdy i tachografy. Kartotekę floty możesz też wczytać z pliku XLS.
Pilnuj terminów
Kalibracje, pobrania danych i badania UDT stoją w kalendarzu terminów. Ważności praw jazdy pilnujesz w tym samym systemie.
Planuj przewozy
Do zlecenia towarowego dobierasz pojazdy i kierowców, a kurs autobusowy obsadzasz w planie zasobów. Na osi czasu sprawdzasz, czy autobus i kierowca nie nakładają się na inny kurs.
Wracaj do danych
Historia obsługi pojazdu, dane z tachografu i raporty kosztów są w tym samym systemie.
Moduły dla firmy transportowej
Zlecenia transportowe
Ładunek, pojazd, kierowca i etapy realizacji zlecenia.
Szczegóły modułuPlanowanie przewozów osób
Kursy z punktami trasy, autobusy i kierowcy na wspólnym planie.
Szczegóły modułuTachografy i badania UDT
Odczyty, kalibracje tachografów i terminy badań dozoru technicznego (UDT) w jednym kalendarzu.
Szczegóły modułuRozliczanie kart paliwowych
Transakcje i tankowania przypisane do pojazdu i kierowcy.
Szczegóły modułuKierowcy i przydział aut
Kto korzysta z pojazdu, od kiedy i z jakimi uprawnieniami.
Szczegóły modułuEwidencja pojazdów
Karta pojazdu z danymi, dokumentami, przebiegiem i historią zdarzeń.
Szczegóły modułuSerwis i naprawy
Zlecenie naprawy z warsztatem, terminem, częściami i kosztem.
Szczegóły modułuKoszty floty
Koszty, faktury i płatności przypisane do pojazdu albo klienta.
Szczegóły modułu
Pytania i odpowiedzi
Czy DataDrive obsłuży zlecenia transportu towarów?
Tak. Zlecenie transportu towarów łączy klienta, ładunek, pojazdy, kierowców, punkty trasy i zdarzenia, a z listy zleceń wracasz do całej pracy firmy.
Czy w jednym systemie obsłużę przewóz towarów i przewóz osób?
Tak. Oba rodzaje przewozu są w menu Zlecenia, każdy z własną kartą i listą. Przewóz towarów opisujesz ładunkiem, masą i punktami trasy, a przewóz osób kursami z liczbą pasażerów, które obsadzasz w planie zasobów.
Jak rozliczać paliwo w firmie transportowej?
Transakcje z kart trafiają do kosztów pojazdu w kategorii paliwa albo opłat drogowych, bez przepisywania zestawień. Na tych danych analizujesz ceny paliwa i koszt na kilometr każdego auta.
Co pokazuje raport naruszeń kierowcy?
Początek i koniec naruszenia, jego typ, przekroczenie, wagę i taryfikator oraz karę kierowcy i karę firmy. Legenda dzieli naruszenia na najpoważniejsze, bardzo poważne i poważne. Pod tabelą są miejsca na podpis wystawiającego i kierowcy.
Czy DataDrive obsłuży kilka oddziałów albo spółek?
Tak. Prowadzisz w nim wiele firm i oddziałów, a administrator przygotowuje strukturę firmy, użytkowników i ich role. W raportach jest zestawienie pojazdów według oddziałów.
Porozmawiajmy o Twojej flocie
Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Umów prezentację