Zarządzanie flotą w urzędzie i sektorze publicznym
Samochody służbowe stoją w kilku lokalizacjach, każda komórka prowadzi rezerwacje po swojemu, a koszty trzeba zbierać z faktur i arkuszy. Zarządzanie flotą w urzędzie i innej jednostce publicznej w systemie zarządzania flotą DataDrive opiera się na jednej bazie danych, podzielonej według jednostek organizacyjnych. Pracownik oddziału widzi pojazdy swojej jednostki, raporty same trafiają do kierowników, a serwery stoją w Polsce.
Drzewo jednostek organizacyjnych.
Rezerwacje aut bez kolizji.
Raporty dla kierowników jednostek.
Serwery w Polsce.
Co daje zarządzanie flotą w urzędzie i jednostce publicznej
Struktura jak w organizacji. Drzewo z centralą, oddziałami terenowymi i komórkami ustawia się przy wdrożeniu, pod układ danej instytucji. Pojazd przypisuje się do jednostki i do kierowcy albo opiekuna.
Każdy widzi swój zakres. Użytkownik oddziału może mieć dostęp wyłącznie do pojazdów i danych własnej jednostki. Te same granice obowiązują w udostępnianych raportach.
Ślad każdej zmiany. Przy pojazdach, przypisaniach, polisach i kosztach zostaje data zmiany, jej autor oraz wartość przed i po. Rekordy nie są fizycznie usuwane, więc historia sięga dnia wdrożenia.
Auta służbowe bez podwójnych rezerwacji. Kalendarz rezerwacji pokazuje dostępność floty w widoku dnia, tygodnia i miesiąca. Rezerwacji nachodzącej na inną system nie przyjmie.
Koszty według jednostek. Pobrane faktury z KSeF, transakcje kart paliwowych i koszty napraw trafiają na kartę pojazdu. Raport rozkłada je na pojazdy, jednostki, kategorie i okresy.
Argument przy wycofaniu auta. Gdy suma napraw dojdzie do ustalonego procentu wartości pojazdu, system ostrzega, że dalsze naprawy mogą się nie opłacać. Próg i częstotliwość liczenia ustala jednostka.
Jak to działa w jednostce
Administrator jednostki sam zarządza kontami i ustawieniami, a kierownicy dostają zestawienia na skrzynkę e‑mail.
Co ustawia administrator
- Konta użytkowników i ich uprawnienia
- Role, na przykład obsługa kosztów, obsługa serwisu albo tylko podgląd
- Dostęp do modułów i operacji (odczyt, zapis, usuwanie)
- Wyprzedzenie alertów o przeglądach, badaniach i polisach
- Odbiorców, format i harmonogram raportów
- Parkingi jednostek z miejscami i kartami dostępu
Co może trafiać do kierowników
- Raport kosztów jednostki w wybrany dzień tygodnia, o ustalonej godzinie
- Plik PDF, XLSX albo CSV na adres osobisty albo skrzynkę zespołu
- Zestawienie terminów badań technicznych, przeglądów i polis
- Przebiegi i wykorzystanie pojazdów, także rezerwacji
- Historia napraw i szkód, koszty według warsztatu
- Raport progu ekonomicznego napraw
Dane dla kadr i księgowości. Przez API, czyli łącze do wymiany danych między programami, system kadrowy może pobierać przypisania pojazdów i użytkowników. Program finansowy dostaje koszty w podziale na jednostki.
Miejsca i karty dostępu. Rejestr obejmuje parkingi poszczególnych jednostek, miejsca i karty dostępu. Przy karcie widać jej status oraz historię wydań i zwrotów.
Porównanie jednostek. Asystent AI odpowiada na pytania o dane w granicach uprawnień pytającego. Opcjonalny moduł analizy AI zestawia jednostki ze sobą i pomaga w decyzji o wycofaniu pojazdu.
Moduły dla jednostek publicznych
Ewidencja pojazdów
Karta pojazdu z danymi, dokumentami, przebiegiem i historią zdarzeń.
Szczegóły modułuKierowcy i przydział aut
Kto korzysta z pojazdu, od kiedy i z jakimi uprawnieniami.
Szczegóły modułuRezerwacja samochodów
Wspólna oś czasu dla rezerwacji, serwisów i blokad.
Szczegóły modułuPrzypomnienia o terminach
Przeglądy, badania i polisy z przypomnieniem przed terminem.
Szczegóły modułuSerwis i naprawy
Zlecenie naprawy z warsztatem, terminem, częściami i kosztem.
Szczegóły modułuUbezpieczenia i szkody
Polisy ze składkami i ratami, szkody ze zdjęciami i statusem.
Szczegóły modułuKoszty floty
Koszty, faktury i płatności przypisane do pojazdu albo klienta.
Szczegóły modułuRaporty i analizy
Koszty, wykorzystanie pojazdów, płatności i terminy.
Szczegóły modułu
Bezpieczeństwo i dane w Polsce
Polska lokalizacja. Baza jednostki leży na serwerach w Warszawie, w centrum danych NASK.
Własna baza danych. Każda instytucja i firma korzysta z osobnej bazy, oddzielonej od danych pozostałych klientów.
Szyfrowanie. Połączenie z systemem idzie wyłącznie przez HTTPS, a kopie zapasowe i dane wrażliwe są zaszyfrowane.
Kopia co dobę. Kopia bazy powstaje automatycznie co najmniej raz na dobę i trafia poza środowisko produkcyjne.
Ochrona kont. Hasła podlegają zasadom złożoności i ważności, a po nieudanych próbach logowania konto się blokuje. Sesja wygasa po czasie bezczynności.
RODO. System przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.
Pytania i odpowiedzi
Czy DataDrive odwzoruje strukturę urzędu z oddziałami terenowymi?
Tak. Przy wdrożeniu powstaje drzewo jednostek z centralą, jednostkami terenowymi i komórkami, ułożone tak jak w danej instytucji. Do tego drzewa przypisuje się pojazdy, użytkowników i parkingi.
Czy pracownik jednego oddziału zobaczy pojazdy innego oddziału?
Nie musi. Zakres danych ogranicza struktura organizacyjna, więc użytkownik jednostki może widzieć wyłącznie jej pojazdy i dane. Ten sam podział obowiązuje w raportach i w API.
W jakich branżach pracuje DataDrive?
System obsługuje floty z sektora publicznego i komercyjnego, między innymi w transporcie miejskim, służbach ratowniczych, logistyce i opiece zdrowotnej.
Kto nadaje uprawnienia użytkownikom w jednostce?
Administratorzy po stronie jednostki. Sami zakładają konta, przypisują role i decydują, do których modułów, obiektów i operacji ma dostęp każda osoba.
Czy dane z DataDrive mogą zasilać hurtownię danych albo narzędzia BI?
Tak. Przez API dane trafiają do hurtowni danych albo narzędzi BI, czyli programów do analiz i wykresów, cyklicznie albo na żądanie. Konto do integracji widzi tylko dane, do których dostało uprawnienia.
Porozmawiajmy o Twojej flocie
Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Umów prezentację