Samochody służbowe przybywają po kolei. Najpierw są dwa auta i notatki w kalendarzu, potem kilkanaście, a dane o nich leżą w trzech miejscach. Dowód rejestracyjny jest w schowku, polisa w segregatorze, a faktura za ostatnią naprawę w czyjejś skrzynce. Gdy ktoś pyta o przebieg albo o to, kto jeździł autem w zeszły wtorek, odpowiedź zajmuje godzinę.
Porządna ewidencja floty samochodowej usuwa ten problem bez wielkiego wysiłku. Wystarczy ustalić, co zapisujesz o każdym aucie, kto to robi i gdzie leżą dokumenty. Poniżej opisujemy, jak ułożyć to w firmie krok po kroku.
Czym jest ewidencja floty samochodowej?
Ewidencja floty samochodowej to spis wszystkich pojazdów firmy razem z ich danymi, dokumentami i historią. Każde auto ma w niej własną kartę. Karta mówi, czym jest samochód, kto go używa, jaki ma przebieg i kiedy mijają jego terminy.
Dobra ewidencja odpowiada na pytania szybciej niż telefon do kierowcy. Menedżer floty sprawdza w niej stan auta, księgowość szuka polisy, a kadry pytają o samochód dla nowego pracownika. Wszyscy korzystają z tych samych danych, więc nikt nie prowadzi własnej kopii.
Co wpisać na kartę samochodu?
Zacznij od danych, które się nie zmieniają, a potem dopisz te, które zmieniają się co miesiąc. Karta ma być krótka i kompletna.
Dane identyfikacyjne
- numer rejestracyjny i VIN
- marka, model, rok produkcji i rodzaj paliwa
- dane z dowodu rejestracyjnego
- forma finansowania, na przykład zakup, leasing albo najem
- dział albo oddział, do którego należy auto
Dokumenty i daty
Do karty dołącz skan dowodu rejestracyjnego, polisy, umowy leasingu albo najmu i książki serwisowej. Przy każdym dokumencie zapisz datę, do której jest ważny. Skan nie przypomni o końcu polisy. Data wpisana w osobnym polu da się za to sprawdzić i posortować razem z datami innych aut.
Przebieg i stan pojazdu
Przebieg wpisuj regularnie, najlepiej przy każdym wydaniu i zwrocie auta albo raz w miesiącu. Pojedynczy odczyt mówi niewiele. Historia odczytów pokazuje, jak intensywnie auto pracuje i kiedy zbliża się serwis według kilometrów. Obok przebiegu zapisz stan pojazdu, czyli czy auto jest dostępne, w użyciu czy w warsztacie.
Jak zapisać, kto korzysta z samochodu?
Każde wydanie auta zapisz z datą, nazwiskiem kierowcy i przebiegiem. Ten jeden wpis rozstrzyga później spór o mandat, szkodę albo rysę na drzwiach.
Kategorie prawa jazdy i termin ważności dokumentu zapisz w danych kierowcy. Auto przypisane na stałe też potrzebuje wpisu z datą początku. Gdy pracownik odchodzi albo zmienia dział, zamykasz stary przydział i otwierasz nowy. Historia zostaje, a karta pokazuje aktualnego użytkownika.
Protokół ze zdjęciami przydaje się przy każdym przekazaniu auta. Opisuje stan samochodu w chwili wydania, więc każde nowe uszkodzenie da się przypisać do konkretnego okresu.
Jakie terminy trzeba mieć na oku?
Terminy floty to przede wszystkim daty z dokumentów i z planu obsługi auta. Najczęściej pilnujesz tych pozycji.
- badanie techniczne pojazdu
- koniec polisy OC, AC i innych ubezpieczeń
- serwis według przebiegu albo daty
- sezonowa wymiana opon
- koniec gwarancji, leasingu albo najmu
- ważność prawa jazdy kierowcy
Lista dat to dopiero połowa pracy. Ustal, kto dostaje przypomnienie i z jakim wyprzedzeniem, żeby był czas umówić stację kontroli albo porównać oferty ubezpieczenia. Przy kilkunastu autach terminy nakładają się na siebie, więc jeden wspólny kalendarz dla całej floty oszczędza nerwów. Pozycje po terminie oznacz wyraźnie, żeby nie ginęły wśród tych, które mają jeszcze zapas czasu.
Gdzie przechowywać dokumenty pojazdu?
Najlepiej przy karcie auta, którego dotyczą. Polisa, faktura za naprawę, protokół szkody i zdjęcia z oględzin powinny leżeć obok siebie. Wtedy historię samochodu czytasz jak oś czasu, od zakupu po sprzedaż.
Ustal też prostą zasadę nazywania plików i jedną osobę, która dba o porządek. Wspólny folder bez reguł po roku zamienia się w drugi segregator, tylko trudniejszy do przejrzenia. Papierowe oryginały zostają w aucie albo w biurze, a w ewidencji zapisz, gdzie leży każdy z nich.
Po sprzedaży auta jego karty nie kasuj. Dane wycofanego samochodu przydają się przy rozliczeniach, rozmowach z ubezpieczycielem i wyborze modelu przy kolejnym zakupie.
Arkusz kalkulacyjny czy program do ewidencji?
Arkusz wystarcza przy kilku autach i jednej osobie, która go prowadzi. Kłopot pojawia się, gdy plik edytuje kilka osób, a w firmie krąży kilka wersji. Arkusz sam nie przypomni o terminie i nie połączy polisy z autem, którego dotyczy.
Program do ewidencji łączy dane auta, dokumenty, kierowców i terminy. Każdy widzi tę samą, aktualną wersję, a zmiana zostaje zapisana z datą. Przejście z arkusza nie oznacza przepisywania wszystkiego od nowa. Uporządkowany plik zwykle da się wczytać do systemu.
Jak zacząć porządkowanie ewidencji?
- Spisz wszystkie pojazdy z numerem rejestracyjnym i VIN, także auta czekające na sprzedaż.
- Zbierz dokumenty każdego auta i sprawdź daty ważności.
- Ustal, kto teraz używa każdego samochodu, i zapisz przebieg.
- Wyznacz osobę odpowiedzialną za ewidencję i zastępcę na czas urlopu.
- Zdecyduj, kto dostaje przypomnienia o terminach i z jakim wyprzedzeniem.
Po pierwszym spisie najtrudniejsze masz za sobą. Dalej ewidencja wymaga kilku minut przy każdym wydaniu auta, serwisie i nowej polisie.
Ewidencja floty samochodowej w DataDrive
W systemie zarządzania flotą DataDrive każde auto ma kartę w module Ewidencja pojazdów. Zapisujesz na niej numer rejestracyjny, VIN, markę, model, rok, dane z dowodu rejestracyjnego i stan pojazdu. Przebieg ma historię odczytów. Do karty dołączasz też pliki, a DataDrive rozpoznaje zapisane w nich dane.
Kartoteki floty nie budujesz od zera. Administrator wczytuje ją z pliku XLS, tak samo jak polisy i wartości pojazdów. Jak wygląda start, opisujemy na stronie Wdrożenie i wsparcie.
Kto jeździł autem, pokazuje moduł Kierowcy i przydział aut. Przydział ma datę wydania, planowany zwrot i przebieg. Karta prawa jazdy pokazuje termin ważności oraz datę i wynik ostatniej weryfikacji w CEPiK.
Polisy OC, AC, NNW i Assistance mają własne karty w module Ubezpieczenia i szkody, z okresem ochrony, ratami i skanem dokumentu. O badaniu technicznym, przeglądzie, serwisie i wygasającej polisie przypominają reguły z modułu Przypomnienia o terminach. Alert widzisz w panelu i na karcie pojazdu, a e‑mail przychodzi z wyprzedzeniem ustawionym przez administratora.
Opis, koszt i czynności z zamkniętego zlecenia w module Serwis i naprawy trafiają do historii auta. Zmiany najważniejszych danych DataDrive zapisuje z datą i autorem, a historia pojazdu wycofanego z floty zostaje w systemie.
