Kalendarz i rezerwacja samochodów służbowych
Zeszyt rezerwacji leży w sekretariacie, ustalenia giną w mailach, a dwie osoby umawiają się na to samo auto. Rezerwacja samochodów służbowych w systemie DataDrive odbywa się na wspólnym grafiku pojazdów. Wybierasz termin, system podpowiada wolne auta i pilnuje, żeby jeden pojazd nie miał dwóch rezerwacji na ten sam czas.
Widok dnia, tygodnia i miesiąca.
Wolne auta w wybranym terminie.
Rezerwacje bez kolizji.
Przypomnienie przed wydaniem auta.
Co zyskujesz z kalendarzem rezerwacji samochodów służbowych
Wiesz, które auto jest wolne. Kalendarz pokazuje, kiedy pojazd jest dostępny, kiedy zarezerwowany, a kiedy wyłączony z pracy.
Jedno auto, jedna rezerwacja naraz. DataDrive nie zapisze rezerwacji, która nachodzi na inną rezerwację tego samego pojazdu, i podpowiada auta wolne w tym czasie.
Widzisz auta w warsztacie. Gdy pojazd jest w naprawie, blokada sama pojawia się w kalendarzu, a grafik pokazuje, kiedy się kończy.
Wiesz, kto rezerwował i po co. Rezerwacja zapisuje pojazd, osobę rezerwującą, cel i okres.
Pamiętasz o wydaniu. Przed planowanym wydaniem system przypomina o nim osobie, która wydaje auto, i osobie, która je odbiera.
Masz dane o wykorzystaniu aut. Historia użycia pojazdów trafia do raportów wykorzystania floty, także wykorzystania rezerwacji.
Grafik pojazdów w praktyce
Dyspozytor widzi na grafiku zajętość całej floty i z jednego widoku odpowiada na codzienne pytania.
Co jest na grafiku
- Rezerwacje, dyspozycje i zadania
- Serwisy, awarie i blokady
- Osobny wiersz dla każdego pojazdu, dni na osi czasu
- Kolory według rodzaju zdarzenia, z legendą
- Widok dnia, tygodnia albo miesiąca
- Godzina początku i końca rezerwacji
Na jakie pytania odpowiada
- Czy pojazd jest wolny w wybranym terminie
- Kto go zarezerwował
- Czy można przyjąć kolejną rezerwację
- Który pojazd będzie w warsztacie
- Kiedy kończy się blokada
- Czy zaplanowane zadanie nie koliduje z innym użyciem auta
Lista dyspozycji. Wpisy z grafiku są też w tabeli. Rezerwacje, przydziały służbowe, naprawy i awarie mają w niej pojazd i okres od–do.
Dostępność na karcie pojazdu. Na karcie pojazdu jedna zakładka zbiera role pojazdu, dyspozycje i wydania, rezerwacje oraz parking i dostęp.
Rezerwacje pracownika. W kartotece kierowcy albo pracownika sprawdzasz jego rezerwacje, przydziały, uprawnienia i terminy.
Jak zarezerwować samochód służbowy
System rezerwacji samochodów w DataDrive prowadzi przez cztery kroki, od warunków rezerwacji po zwrot auta.
Podaj warunki
Wpisujesz, dla kogo jest auto, od kiedy i do kiedy, z godziną, oraz w jakim celu.
Wybierz pojazd
System pokazuje auta dostępne w tym czasie, a rezerwacja trafia na grafik.
Wydaj auto
Przed terminem przychodzi przypomnienie. Przy wydaniu zapisujesz przebieg i uwagi.
Odbierz auto
Zwrot zapisujesz tak samo, z przebiegiem i uwagami. Rezerwacja zostaje w historii pojazdu.
Powiązane moduły
Kierowcy i przydział aut
Kto korzysta z pojazdu, od kiedy i z jakimi uprawnieniami.
Szczegóły modułuZarządzanie parkingiem
Parkingi, strefy, miejsca i plan ich zajętości.
Szczegóły modułuSerwis i naprawy
Zlecenie naprawy z warsztatem, terminem, częściami i kosztem.
Szczegóły modułuRaporty i analizy
Koszty, wykorzystanie pojazdów, płatności i terminy.
Szczegóły modułu
Pytania i odpowiedzi
Jak sprawdzić, czy auto jest wolne w danym terminie?
Otwórz grafik pojazdów albo wpisz okres nowej rezerwacji. Grafik pokazuje zajętość każdego auta, a przy rezerwacji system sam podpowiada pojazdy wolne w tym czasie.
Co się stanie, gdy dwie osoby zechcą zarezerwować to samo auto na ten sam czas?
Zapisze się jedna rezerwacja. DataDrive pilnuje, żeby rezerwacje tego samego pojazdu na siebie nie nachodziły, i podpowiada drugiej osobie auta wolne w tym terminie.
Czy przy zwrocie auta zapisuje się przebieg?
Tak. Przebieg i uwagi zapisujesz przy wydaniu i przy zwrocie pojazdu. Z tych wpisów powstaje historia użycia, którą widać w raportach wykorzystania floty.
Jakie widoki ma kalendarz rezerwacji pojazdów?
Dzień, tydzień i miesiąc. Kolory odróżniają rezerwacje od serwisów, awarii i blokad.
Czy można zarezerwować auto dla innego pracownika?
Tak. W formularzu rezerwacji wskazujesz, dla kogo jest pojazd, a potem podajesz okres i cel.
Czy rezerwacja może przyjść z intranetu firmy?
Tak. DataDrive udostępnia rezerwacje przez API, więc inny system firmy, na przykład intranet, może je zapisywać w DataDrive.
Porozmawiajmy o Twojej flocie
Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.
Umów prezentację