biuro@datadrive.pl530 112 000

Rozliczanie kart paliwowych i tankowań

Zestawienie transakcji z kart paliwowych jest długie, a ktoś musi ustalić, które tankowanie należy do którego auta. Rozliczanie kart paliwowych w systemie zarządzania flotą DataDrive przypisuje każdą transakcję do pojazdu po numerze karty albo numerze rejestracyjnym. Paliwo, myjnia, AdBlue i opłaty drogowe trafiają do kosztów pojazdu, a ty widzisz, ile auto kosztowało w wybranym okresie.

Umów prezentację Wszystkie moduły
Tankowanie samochodu firmowego na stacji paliw

  • Transakcje z ORLEN, UTA, BP i Shell.

  • Koszt przypisany do pojazdu.

  • Wydanie karty pracownikowi.

  • Opłaty drogowe w walucie i w złotych.

Co zyskujesz z rozliczaniem kart paliwowych

Zestawień nie przepisujesz. System cyklicznie pobiera transakcje kart ORLEN, a przez integracje z UTA, BP i Shell przyjmuje transakcje i rozliczenia kart.

Wydatek widać przy aucie. Każdy koszt z karty od razu pojawia się na karcie pojazdu w ewidencji pojazdów i w raportach kosztowych.

Paliwo ma też kierowcę i klienta. Wydatek na paliwo powiążesz z kierowcą, klientem albo dokumentem kosztowym.

Opłaty drogowe osobno od paliwa. W transakcjach UTA paliwo i opłaty drogowe przychodzą razem, a DataDrive rozdziela je na osobne kategorie kosztu.

Karta ma swoją historię. Wiesz, który pracownik miał kartę, z jakim autem i od kiedy do kiedy.

Koszt na kilometr. Z historii tankowań analizujesz ceny paliwa i koszt na kilometr każdego pojazdu w wybranym okresie.

Karta paliwowa w praktyce

Każda karta ma w systemie własną kartotekę z historią wydań. Lista kart pokazuje numer, sieć, status, pojazd i datę ważności dla całej floty.

Karta paliwowa

  • Numer karty, BIN i wystawca
  • Sieć albo dostawca karty
  • Status i data ważności
  • Pojazd domyślny
  • Domyślne miejsce powstawania kosztów (MPK)
  • Dwa wiersze nadruku na karcie
  • Wydania z datą wydania i datą zwrotu
  • Pracownik, pojazd, firma albo oddział i rezerwacja przy każdym wydaniu

Transakcje z kart

  • ORLEN: paliwo, myjnia, AdBlue, opłaty i zestawienia kosztów
  • UTA: paliwo, opłaty drogowe, stacje i raporty
  • BP: transakcje i rozliczenia kart z okresowych plików
  • Shell: dane paliwowe i rozliczenia kart
  • Waluta oryginalna i przeliczenie na złote przy opłatach drogowych
  • Przypisanie transakcji do pojazdu po numerze karty albo rejestracji
  • Kontrola danych i raport rozbieżności przy plikach BP
  • Paliwo i opłaty jako kategorie w rejestrze kosztów

Od wydania karty do rozliczenia kosztu

  1. Dodaj kartę

    Wpisujesz numer karty, sieć, datę ważności i pojazd domyślny.

  2. Wydaj kartę

    Przekazujesz kartę pracownikowi i zapisujesz datę wydania, pojazd albo rezerwację. Przy oddaniu odbierasz ją z datą zwrotu.

  3. Pobierz transakcje

    DataDrive pobiera transakcje ORLEN i UTA. Plik BP wczytujesz sam albo system odbiera go ze skrzynki e‑mail.

  4. Rozlicz

    Każda transakcja staje się kosztem pojazdu w kategorii paliwa albo opłat drogowych. Od razu widać je w kosztach floty i w raportach.

Powiązane moduły

Pytania i odpowiedzi

Z jakimi kartami paliwowymi współpracuje DataDrive?

Z kartami ORLEN, UTA, BP i Shell. Dane ORLEN i UTA system pobiera sam, transakcje BP wczytuje z okresowych plików rozliczeniowych, a z Shell przyjmuje dane paliwowe i rozliczenia kart.

Jak transakcja z karty trafia do właściwego pojazdu?

System łączy ją z pojazdem po numerze karty albo numerze rejestracyjnym. Potem koszt pojawia się na karcie pojazdu i w raportach kosztowych.

Jak rozliczyć opłaty drogowe z karty UTA?

Razem z transakcjami UTA przychodzą opłaty drogowe z Polski i z zagranicy. DataDrive zapisuje je jako osobną kategorię kosztu, z kwotą w walucie oryginalnej i w przeliczeniu na złote.

Czy transakcje BP wczytam z pliku?

Tak. Okresowy plik rozliczeniowy wczytujesz ręcznie albo system pobiera go automatycznie ze wskazanej skrzynki e‑mail. Potem sprawdza dane, przypisuje transakcje do pojazdów po numerze karty i przygotowuje raport rozbieżności.

Czy kartę paliwową można przypisać pracownikowi?

Tak. Kartę wydajesz pracownikowi z datą wydania, a przy oddaniu zapisujesz datę zwrotu. Przy wydaniu widać też pojazd, firmę albo oddział i powiązaną rezerwację.

W którym miejscu sprawdzę koszt paliwa jednego auta?

Na karcie pojazdu i w raportach kosztowych. Ewidencja tankowań, transakcji i kart składa się na historię wydatków auta. W raporcie kosztów floty wybierasz pojazd, kategorię paliwo i okres, a wynik porównasz z innym okresem.

Porozmawiajmy o Twojej flocie

Pokażemy system online albo na spotkaniu u Ciebie. Możesz też poprosić o konto demo. Na zapytania odpowiadamy w ciągu 24 godzin.

Umów prezentację
Telefon530 112 000
E‑mailbiuro@datadrive.pl
Adresul. Modlińska 175,
05-110 Jabłonna