Artykuł z bazy wiedzy
DataDrive zbiera wydatki na każde auto w jednym rejestrze kosztów.
Cena zakupu albo wysokość raty leasingu mówi niewiele o tym, ile firmę naprawdę kosztuje samochód służbowy. Do tej kwoty dochodzą paliwo, serwis, opony, polisy, szkody i czas ludzi, którzy tym wszystkim się zajmują. Menedżer floty, który zna pełny koszt każdego auta, łatwiej broni budżetu i szybciej zauważa pojazd, który przestał się opłacać.
Poniżej opisujemy, jak policzyć TCO samochodu krok po kroku, jakich wydatków najczęściej brakuje w zestawieniu i jak czytać wynik.
Co to jest TCO samochodu?
TCO (z angielskiego total cost of ownership) to całkowity koszt posiadania pojazdu, czyli suma wydatków na auto w całym okresie jego użytkowania. Liczysz go od dnia, w którym samochód trafił do floty, do dnia, w którym go sprzedajesz, wykupujesz albo zwracasz leasingodawcy. Gdy policzysz TCO dla każdego auta i zsumujesz wyniki, dostajesz TCO floty.
Sama suma to dopiero początek. Najwięcej mówi koszt podzielony przez przejechane kilometry albo przez miesiące użytkowania. Taki wskaźnik porównasz między autami różnej klasy i z różnym przebiegiem.
Jakie koszty wchodzą do TCO samochodu służbowego?
Do TCO wchodzi każdy wydatek, którego firma by nie poniosła, gdyby tego auta nie miała. Najprościej podzielić je na trzy grupy.
Pozyskanie i finansowanie
- Cena zakupu albo opłata wstępna i raty leasingu lub najmu długoterminowego.
- Odsetki i opłaty związane z finansowaniem.
- Utrata wartości, czyli różnica między ceną zakupu a kwotą, którą auto przyniesie przy sprzedaży albo wykupie.
Użytkowanie
- Paliwo albo energia do ładowania, myjnia i płyny eksploatacyjne.
- Przeglądy, naprawy i części.
- Opony, ich sezonowa wymiana i przechowywanie drugiego kompletu.
- Polisy OC, AC i NNW.
- Opłaty drogowe, parkingi i badania techniczne.
Wydatki, o których łatwo zapomnieć
Tej grupy rzadko szukasz na fakturach. Chodzi o udział własny w szkodach, auto zastępcze na czas naprawy, dni przestoju, kiedy pracownik nie ma czym pojechać, i godziny pracy osób, które zamawiają serwis, rozliczają karty i pilnują terminów. Części z tych pozycji nie wycenisz co do złotówki, ale nawet ostrożny szacunek pokazuje, które auto sprawia najwięcej kłopotu.
Jak obliczyć TCO samochodu krok po kroku?
Zsumuj wszystkie wydatki na auto w ustalonym okresie, odejmij wartość, którą odzyskasz na końcu, i podziel wynik przez przebieg. W praktyce wygląda to tak.
- Ustal okres. Do porównania aut wystarczy rok kalendarzowy. Przy decyzji o wymianie lepiej wziąć cały dotychczasowy czas użytkowania.
- Zbierz dokumenty. Potrzebujesz faktur za serwis i opony, zestawień z kart paliwowych, harmonogramów rat leasingu i polis oraz rozliczeń szkód.
- Przypisz każdy wydatek do konkretnego auta. Fakturę za przegląd kilku samochodów rozdziel na pojazdy, zamiast wrzucać ją do ogólnych kosztów floty.
- Zapisz przebieg na początku i na końcu okresu. Bez dokładnych kilometrów nie policzysz kosztu na kilometr.
- Odejmij wartość końcową. Gdy auto zostaje we flocie, przyjmij jego szacunkową wartość rynkową i zanotuj, skąd ją masz.
- Podziel sumę przez kilometry i przez miesiące. Oba wyniki trzymaj obok siebie, bo auto z małym przebiegiem wypada drogo na kilometr, a tanio na miesiąc.
Ten sam sposób liczenia stosuj w całej flocie. Jeśli w wyniku jednego auta jest polisa, a w wyniku drugiego jej brakuje, porównanie traci sens.
Jakie błędy najczęściej psują wynik?
Najczęściej wynik psują brakujące dane, a nie zły wzór. Oto sytuacje, które zdarzają się w wielu firmach.
- Koszty zostają na poziomie działu. Paliwo trafia do jednej pozycji dla całej firmy i nikt nie wie, które auto zużywa go najwięcej.
- Brakuje całej grupy wydatków. Polisy opłaca administracja, serwis dział techniczny, a w zestawieniu menedżera floty jest tylko paliwo.
- Przebieg jest szacowany. Kilometry wpisane z pamięci zniekształcają koszt na kilometr bardziej niż jedna zgubiona faktura.
- Rachunek powstaje raz w roku. Auto, które często stoi w warsztacie, wychodzi wtedy na jaw po wielu miesiącach, a nie po drugiej drogiej naprawie.
Co zrobić z policzonym TCO?
TCO przydaje się przy trzech decyzjach, które menedżer floty podejmuje regularnie.
Wymiana pojazdu
Gdy koszt na kilometr starszego auta rośnie z kwartału na kwartał, głównie przez naprawy, widać chwilę, w której jego utrzymanie przestaje się bronić. Porównaj go z autem tej samej klasy, które jest we flocie krócej.
Wybór warsztatu
Zestaw koszty serwisu tych samych modeli w różnych warsztatach. Od razu zobaczysz, gdzie firma płaci więcej za podobny zakres prac i gdzie auta wracają częściej.
Zakup kolejnych aut
Przy wyborze nowego modelu patrz na przewidywany koszt całego okresu użytkowania, a sama cena albo rata to tylko jego część. Najlepszą podstawą do takiej prognozy są dane z aut, które już jeżdżą w Twojej firmie. Sposób finansowania i jego skutki podatkowe ustal z księgowością, bo zależą od sytuacji firmy.
Jak DataDrive zbiera dane do TCO floty?
Najwięcej pracy przy TCO zajmuje zebranie danych z kilku działów. W systemie zarządzania flotą DataDrive wydatki trafiają do jednego rejestru kosztów. Każdy z nich dostaje kategorię (paliwo, serwis, ubezpieczenia, opłaty i inne) i przypisanie do pojazdu, działu albo miejsca powstawania kosztów (MPK). Pozycję faktury, która dotyczy kilku aut, dzielisz na części, a system pokazuje różnicę względem kwoty z faktury.
Skąd przychodzą koszty
Dokumenty z KSeF system pobiera sam, więc faktury z KSeF nie wymagają przepisywania. Transakcje z kart ORLEN, UTA, BP i Shell łączą się z pojazdem po numerze karty albo numerze rejestracyjnym, a z historii tankowań w module Rozliczanie kart paliwowych odczytasz koszt na kilometr każdego auta. Kwota z zamkniętego zlecenia w module Serwis i naprawy zostaje w historii pojazdu. Wydatki zebrane wcześniej w arkuszu wczytasz importem z pliku XLS.
Gdzie widać wynik
Raport kosztów floty liczy wydatki według pojazdu, jednostki organizacyjnej, kategorii i okresu, a wybrany okres zestawia z innym. Pulpit „Rentowność pojazdów” odejmuje od przychodu z faktur sprzedaży koszty z faktur kosztowych, rat leasingu i rat polis. Osobne zestawienie oznacza auta, których naprawy przekroczyły próg ekonomiczny. Firma, która zarządza autami klientów, prowadzi w module Floty klientów (CFM) i leasing harmonogramy rat leasingu i koszty do refaktury.
